Navigation

10 tips voor een beter contact met je opdrachtgever

Hoe betrek ik mijn opdrachtgever meer bij mijn project?

Het is een vraag die ik veel hoor van projectleiders. Ze willen voor hun organisatie een mooi resultaat neerzetten. En ze willen dat zoveel mogelijk op eigen kracht doen. Maar soms heeft ook een sterke projectleider zijn opdrachtgever nodig. En men ervaart de afwezigheid van de opdrachtgever als gebrek aan respect.

Opdrachtgevers kunnen om verschillende redenen op afstand van het project blijven.

Voor sommigen is jouw project ‘moetje’.
Om politieke redenen wordt het project uitgevoerd,maar diep in hun hart hebben ze weinig belangstelling. Hoe hard je ook aan de deur rammelt: ze doen niet open.

Of de opdrachtgever heeft weinig macht en weinig geld.
Om te voorkomen dat iedere keer blijkt dat de opdrachtgever niets in de melk te brokkelen heeft blijft hij/zij uit de buurt. Dat voorkomt pijnlijke momenten. Niet leuk voor de projectleider, maar wel heel effectief voor deze opdrachtgever.

Andere opdrachtgevers vinden het gewoon moeilijk om te kiezen:

  • ze zijn bang om fouten te maken
  • of ze zijn bang om anderen te kwetsen
  • of ze zijn bang om mogelijkheden af te sluiten. Want wie weet wat er morgen gebeurt?

Angst/onzekerheid zijn hier de sleutelwoorden voor het zoeken naar de oplossing.

Dan zijn er opdrachtgevers waarmee je geen klik hebt.
Het is net of jullie allebei een andere taal spreken. Kiest de één voor links, dan wil de ander rechts.

Of de opdrachtgever heeft het gewoon ontzettend druk.
Er zijn tientallen zaken die om aandacht vragen. En jouw project staat niet altijd bovenaan de lijst. En volgende week ook niet. En volgende maand ook niet.

Dat klinkt allemaal redelijk hopeloos. Is er dan niets dat je kan doen?

Jawel hoor !

Opdrachtgevers zijn ook gewoon mensen. Maak gebruik jouw mensenkennis. Hier vind je 10 tips om opdrachtgevers dichter bij jouw project te krijgen:

 

  1. Maak een serie vaste afspraken van 15 of 30 minuten
    Zeer geschikt voor drukke opdrachtgevers. Plan één keer in de zoveel weken/maanden een overlegmoment. Wie met deze afspraak instemt heeft de neiging om zich aan die afspraak te houden.
  2. Stuur op vaste momenten een korte rapportage
    Uit het oog uit het hart. Wanneer je iedere maand of na iedere fase een korte rapportage stuurt blijf je in beeld. En mijn ervaring is dat je veel makkelijker een gesprek met een opdrachtgever kan plannen om een rapportage te bespreken.
  3. Als je een beslispunt hebt: zorg dat de vraag duidelijk is en help hen te besluiten
    Vooral belangrijk bij opdrachtgevers die gehaast zijn of bij opdrachtgevers die het lastig vinden om te besluiten. Opdrachtgevers die niet durven kiezen moet je ook geen algemene vraag stellen. “Wat moet ik doen?” helpt hen niet – ze hebben zelf ook geen idee. Gehaaste opdrachtgevers nemen geen tijd om de lezen of na te denken. Je moet dus heel concreet vragen: “doe ik dit of doe ik dat?”
  4. Als je een probleem hebt: zorg voor verschillende oplossingen
    Je legt panklaar een aantal oplossingen klaar voor je opdrachtgever. Dat heeft een aantal belangrijke voordelen. De aandacht beperkt zich in de meeste gevallen tot de oplossingen die jij klaar legt. Dat scheelt lange gesprekken over oplossingen die toch niet zijn uit te voeren. Opdrachtgevers zijn bovendien net echte mensen. Makkelijk is leuker dan moeilijk. Dus door oplossingen klaar te leggen maak je hun leven plezieriger en zullen ze sneller met je willen praten. Voorkom dat ze je zien als de projectleider die altijd met problemen komt. Zorg voor een uitweg!
  5. Spreek de taal van jouw opdrachtgever
    Mensen vallen in vier hoofddtypen van communicatiestijlen. Er zijn enthousiastelingen, directeuren, mensen-mensen en analisten. Onderzoek welke stijl jouw opdrachtgever hanteert en pas je communicatie hierop aan. In Frankrijk bestel je immers ook brood in het Frans en niet in het Duits.
  6. Zorg dat je op dezelfde plek bent als je opdrachtgever
    Wie vissen wil vangen moet viswater opzoeken. Naar welke bijeenkomsten of borrels gaat jouw opdrachtgever? Lukt het je om daar ook te zijn en je opdrachtgever “toevallig” tegen het lijf te lopen? Kan je tegelijk lunchen? Kan je bij het secretariaat rondhangen tot de opdrachtgever voorbij komt? Stel dan een vraag als: “Wat moet een mens doen om in uw agenda terecht te komen?”
  7. Vraag wat de opdrachtgever belangrijk vindt in jouw project
    Wanneer je de opdrachtgever wel spreekt – vraag dan niet alleen naar een concrete oplossing, maar stel wat extra vragen.
    Welk onderdeel van het project is het meest belangrijk voor jouw opdrachtgever? Zorg dat je daarover rapporteert. Zoek eens wat extra informatie op en stuur dat naar je opdrachtgever. Attendeer hem/haar op een nieuw boek of een studiedag over dit onderwerp.
  8. Bespreek vooraf wanneer je jouw opdrachtgever nodig hebt en waarom
    Een andere zaak die je kan bespreken is welke beslissingen je zelf mag nemen en in welke gevallen je de opdrachtgever nodig hebt.  Je kan dan makkelijk aangeven voor welk soort besluiten je niet zonder je opdrachtgever kan. Vraag dan bijvoorbeeld: “Met wat voor soort zaken mag ik je niet lastigvallen?” Of “Wat moet ik doen wanneer ik problemen in het project zelf niet meer kan oplossen?” De antwoorden maken je snel duidelijk hoe ver jouw bevoegdheden gaan. De opdrachtgever geeft zelf een toezegging wanneer je langs mag komen.
  9. Organiseer mensen of momenten waar je opdrachtgever graag bij wil zijn
    Welke mensen zijn voor jouw opdrachtgever interessant of belangrijk? Organiseer een werkconferentie, een bijeenkomst of een persmoment. Interessant voor je opdrachtgever. Grote kans dat hij/zij komt. Controleer vooraf wel of je opdrachtgever op die dag ook ruimte heeft in de agenda.
  10. Zorg dat je jouw opdrachtgever zo min mogelijk nodig hebt.
    Probeer bij de start van je project zo veel mogelijk ruimte te krijgen om je eigen besluiten te nemen. Dan heb je de opdrachtgever ook minder nodig. Vraag tot welke bedragen je zelf mag besluiten. Vraag welke zaken voor de opdrachtgever onbespreekbaar zijn. Daar liggen je grenzen. Zet de afspraken op papier en mail ze naar je opdrachtgever. Wat als je opdrachtgever meestal niet snel reageert? Neem dan in je email de zin op: “Zonder tegenreactie binnen een week ga ik er vanuit dat ik onze afspraken goed heb weergegeven.”

 Al deze tips heb ik zelf met veel succes gebruikt om mijn afstand tot opdrachtgevers te verkleinen.

Sommigen zijn makkelijk – anderen kosten tijd en denkkracht. Maar ze zijn de moeite waard.

Welke tips heb jij om opdrachtgevers meer bij je project te betrekken? Laten we leren met elkaar. Laat je tip en e-mail-adres achter in het commentaarveld hieronder!

 

Remco

Blijf leren – blijf proberen.

Laat wat van je horen

*