Navigation

7 Tips voor een goede project planning

Hoe maak ik een goede projectplanning?

Het maken van een goede project planning lijkt het meest op puzzelen. Je legt alle stukjes (de activiteiten) op een rij en je maakt er dan een mooi plaatje van waarbij alle stukje in elkaar passen.

Project planningSamen gaat het beter

En net als bij puzzelen gaat het sneller en makkelijker wanneer je een projectplanning samen maakt.
Twee weten meer dan één. De ander denkt aan dingen waar je zelf net even niet op kwam. Of verzint een goede oplossing.

En de kritiek van de ander maakt je voorbereid op de reactie van chefs en opdrachtgevers.  Een project planning die zo is gemaakt is goed doordacht. En zo sta je als projectleider in je kracht wanneer er kritische vragen komen.

Of wanneer zich onverwachte ontwikkelen voordoen. Je weet precies waar de speelruimte zit. En hoe de verschillende delen van jouw project met elkaar samenhangen.

Een opdrachtgever merkt direct of je het snapt of niet.

Dat wil niet zeggen dat er dan geen kritische vragen komen, maar je krijgt in ieder geval respect.

7 tips voor een goede project planning

Hieronder geef ik je 7 tips om de planning van jouw project zo perfect te krijgen dat iedereen onder de indruk is.
En je krijgt zo een planning
die ook te halen is. In een latere blog zal ik uitleggen wat je moet doen als je toch uit de planning loopt.

1. Begin met het verzamelen van alle activiteiten die je moet uitvoeren
Je kan een planning alleen maar maken wanneer je precies weet wat je moet doen.
Is dat nog niet precies duidelijk? Verzamel dan eerst meer informatie voordat je een planning opstelt.

Voor die tijd heeft het geen zin om een planning te maken. Onderdruk je onrust en verzamel eerst alle informatie.
 
Moet je morgen toch een planning inleveren?
Maak dan een schatting, maar bouw daarbij speelruimte in.
En geef heel duidelijk aan welke aannames je gemaakt hebt bij het opstellen van je planning.

2. Plan vooruit
Dit is de meest bekende manier van plannen. Kies de eerste activiteit uit de lijst van dingen die je moet doen om het projectresultaat te bereiken. Hoeveel uren kost deze activiteit? En hoeveel doorlooptijd in kalenderdagen? Die twee zijn vaak niet hetzelfde. Daarna kies je de activiteit die erna komt enz. enz. Sommige activiteiten kunnen ook tegelijkertijd plaatsvinden.

3. Plan achteruit
Dit is de techniek van ervaren projectleiders. Ze werken vanuit het resultaat achteruit.
Om de fabriek gebruiksklaar te kunnen opleveren moet daaraan voorafgaand worden schoongemaakt. En er moet elektriciteit zijn. Het schoonmaken kost 3 dagen. De elektriciteit inkopen, aanleggen en laten goedkeuren door de verzekering kost 2 maanden. Zo plan je je hele project achteruit terug (en zo weet je gelijk wanneer je eigenlijk had moeten beginnen).

4. Controleer je planning met ervaring van eerdere projecten
Plannen is vaak schatten hoeveel werktijd activiteiten zullen kosten. En hoe lang het projectteam hiermee bezig zal zijn.
Sommige mensen schatten te optimistisch. Anderen zijn te somber.

Een goede manier om planningsfouten te beperken is door te kijken naar vergelijkbare projecten. Jij bent natuurlijk de beste projectleider of opdrachtgever die er op de wereld rondloopt. Maar wellicht krijg ook jij te maken met zaken die buiten jouw invloedssfeer liggen.

5. Bouw speelruimte in voor vertraging
Een planning is een instrument om je uitvoering te kunnen (bij)sturen. Een projectplanning is geen wettelijk vastgelegde norm. De wereld is geen spreadsheet.

Er zijn altijd onverwachte zaken. Ziekte van onmisbare personen, een rechtszaak of een archeologische vondst. Bouw daarom ruimte in voor vertraging. Maar stuur je project alsof die ruimte er niet is.

6. Bouw speelruimte in voor besluitvorming
Bij ieder project komt er een moment dat er keuzes gemaakt moeten worden. Veel mensen vinden kiezen lastig.
Opdrachtgevers ook.

Niemand wil fouten maken, iedereen heeft wel eens verkeerd gekozen. En wanneer je voor de ene richting kiest, sluit je daarmee vaak de andere richting uit.

Besluitvorming kost dus tijd. Je krijgt de vraag om extra zaken uit te zoeken. Of er moet worden onderhandeld. Soms wordt er helemaal niet gekozen.

Bouw hiervoor voldoende tijd in.

7. Bouw speelruimte in voor overleg met belangrijke partijen
Er zijn maar weinig projectleiders die zoveel macht of vrijheid hebben dat ze van niemand afhankelijk zijn.
De meeste projectleiders moeten rekening houden met wat anderen vinden. Ook dat kost tijd. Zeker wanneer die anderen het niet met jou eens zijn.

Een goede projectplanning houdt hier rekening mee, door speelruimte in te ruimen voor overleg.

 Project planning

 

 

 

 

Welke tips heb jij om een goede projectplanning te maken? Laten we leren van elkaar.
Laat je tip achter in het commentaarveld hieronder.

Blijf leren!

Remco

Reacties

  1. Ruby Roodbol zegt:

    Ondersteun je planning met een goede risicoanalyse

Laat wat van je horen

*