Navigation

Beslismoment: hoe verloopt de besluitvorming?

Beslismoment: welke stappen zet je bij een beslismoment in een project? Doorloop deze zes stappen voor een goede procedure:

1 Projectgroep bepaalt het besluit dat de opdrachtgever op het beslismoment moet nemen

De projectleider en het projectteam maken het beslisdocument. Zij bepalen wat het besluit is (en dus ook wat het besluit niet is).

Het projectteam bepaalt dus wat de verschillende mogelijkheden zijn. En welke oplossing de voorkeur heeft. Dat schrijven ze op in een kort en overtuigend beslisdocument.

2 Advies van klankbordgroep en/of gebruikersoverleg

Voor sommige projecten is het verstandig om een klankbordgroep of een gebruikersoverleg in te stellen. Dit met als doel om het draagvlak voor de uitkomst van het project te vergroten. Bijvoorbeeld om kritiek te voorkomen. Of om het gebruik van het resultaat dat jouw project maakt te vergroten.

Nadat de projectgroep het concept beslisdocument heeft opgesteld vraagt het advies aan de klankbordgroep. Of aan het gebruikersoverleg. Wat er dan gebeurt hangt af van het advies:

  • positief advies: je stuurt het beslisdocument met het advies naar de opdrachtgever
  • neutraal: idem
  • negatief advies: of je past het beslisdocument aan (als je het eens bent met het advies) of je stuurt het door naar de opdrachtgever, maar je voegt wel een tekst toe waarin je uitlegt waarom de opdrachtgever niet naar het advies hoeft te luisteren.

3 Document van projectgroep met advies naar opdrachtgever/Stuurgroep

De projectleider presenteert het concept beslisdocument samen met het advies van de opdrachtgever. Je werkt samen toe naar het beslismoment. Als projectleider verkoop je het voorgenomen besluit zodat het wordt overgenomen.

Soms lukt dat, soms lukt het niet. Het is net als met voetbal: je kan niet alle wedstrijden winnen. Er zijn verschillende manieren om een besluit zo te presenteren dat de kans op succes groter is. Er is een hele wetenschap die zich hierin heeft gespecialiseerd. Ik geef je de samenvatting tijdens de training Besluitvorming & politiek rond projecten.

Verder leest je een aantal mogelijkheden in het gratis e-boek dat je op deze site kan downloaden.

4 Vraag om besluit

Dit is het echte beslismoment. Aan het einde van het gesprek vraag je om een besluit. Anders loop je het risico dat het besluit wordt uitgesteld. Bijvoorbeeld omdat de opdrachtgever onzeker is. Of omdat de leden van de Stuurgroep het onderling niet eens kunnen worden.

Dat betekent dat je wel overtuigend moet kunnen aangeven waarom het besluit NU genomen moet worden. Wat gaat er mis zonder besluit? Wat voor gevolgen heeft dat voor de opdrachtgever? Welke voordelen krijgt de opdrachtgever wanneer er wel een besluit valt?

5 Communiceren van besluit met het project

Nu is het zaak om het besluit te communiceren in het project én bij de partijen om het project heen. Doe dit wel op zo’n manier dat het geen verzet of een nieuwe discussie oproept.

6 Archiveren van het besluit

Tenslotte zorg je dat het besluit later is terug te vinden. Zo is duidelijk wie op welk beslismoment welk besluit heeft genomen. Het zorgt ervoor dat je ook in de toekomst kan uitleggen hoe de zaken in het project zijn verlopen. Bijvoorbeeld bij een accountantscontrole of een extern onderzoek.

Je wil niet weten hoeveel mensen het in hun carrière heeft geremd dat hen zaken werden verweten die het gevolg waren van besluiten van een ander.

 

Terug naar de hoofdpagina over besluitvorming in projecten

Terug naar de pagina Kennisbank Projecten