Navigation

Besluit: hoe schrijf je dat effectief?

Besluit? Je krijgt het besluit dat je vraagt – kies het verstandig!

Ik zeg altijd tegen mijn medewerkers: “Als je me iets vraagt ga ik er iets van vinden. Maar als het belangrijk is en je vergeet het te vragen, dan hebben we ook een probleem.”

Het formuleren van de ‘besluiten’ (soms ook wel ‘beslispunten’ genoemd) is daarom belangrijk werk. Je moet de belangrijke besluiten netjes voorleggen aan de beslisser. Maar je moet ook weer niet alles gaan vragen.

Vraag altijd een besluit wanneer:

  • Je een project start: vraag minimaal om goedkeuring van het resultaat, planning, budget, inzet van mensen en projectplan
  • Je afwijkt van de inhoud van het projectplan (bijvoorbeeld wanneer de planning verandert, je het resultaat moet wijzigen of wanneer je extra budget nodig hebt)
  • Iemand anders dan de opdrachtgever vraagt om het project, het resultaat of het programma van eisen aan te passen.

Vaste formulering

Een besluit ziet er zo uit:

  • Voorsteld wordt om:
    ……… te ………[werkwoord] ………..

Voorbeeld

Voorgesteld wordt om:

  • In te stemmen met de uitkomst van de Europese aanbestedingsprocedure voor de schoonmaakdiensten
  • Het huidige schoonmaak bedrijf ABC per 1 juli te vervangen door bedrijf XYZ.

Soorten besluiten

In grote lijnen zijn er vier soorten besluiten

  1. ‘In te stemmen met’ of iets ‘vaststellen’  (ergens ‘ja’ tegen zeggen)
  2. Iets af te wijzen  (ergens ‘nee’ tegen zeggen)
  3. Kennis te namen van  (je krijgt informatie, maar doet er verder niets mee)
  4. ‘Iets door te geleiden naar’ of ‘Over te dragen aan’  (je geeft het aan een ander die het verder moet afhandelen)

En je kan natuurlijk combinaties maken van deze hoofdvormen.

Maak het besluit bondig

Dus niet:

“De opbrengsten van onze winkels buiten de grote steden lopen terug. Dit is niet houdbaar. Er zijn verschillende mogelijkheden overwogen. Uiteindelijk stellen we voor om die optie te kiezen waar

(bent u er nog?)

Maar wel:

“Het assortiment in de winkels buiten de grote steden per 1 januari te verkleinen tot de 5000 basisproducten”.

De rest van de tekst is uitleg en kan gebruikt worden voor de toelichting.

Maak het besluit concreet – vermijd algemeenheden

Dus liever niet:

  • In te stemmen met het businessplan
  • Kennis te nemen van de eindrapportage
  • De kadernota vast te stellen
  • De uitgangspunten voor het Watergebiedsplan vast te stellen

Maar haal de kern uit het voorstel: Wat wordt er anders? Wat is het nieuwsfeit? Wat ligt gevoelig?

Denk als iemand die de kop van een krantenartikel moet maken. Dat betekent dat je alle details en nuances moet weglaten en opschrijven waar het in de kern over gaat.

Dus liever wel:

  • Onze nieuwe machines in de markt te zetten voor € 50.000,= per stuk en maximaal 3% korting te geven
  • De huurprijs voor zorginstellingen in het gebouw de Plankier te verlagen van € 150,= naar € 110,=
  • Het beleid zo aan te passen dat jongeren ouder dan 23 jaar niet meer de opleiding ‘tandarts-assistente’ mogen starten
  • Het waterpeil in de polder met 20 centimeter te verhogen.

Doorloop het stappenplan om een goed besluit te schrijven

Hier vind je een gratis stappenplan voor het schrijven van een goed besluit.

Denk strategisch

Het is altijd verstandig om na te denken over wat een handig besluit is.

Een kind kan vragen: “Pappa, mag ik op zeilkamp?”

Maar het kind kan ook vragen: “Mag ik de eerste of de laatste week van de zomervakantie op zeilkamp?”

Of
“Als ik deze zomer niet zeur tijdens onze bergwandelingen, mag ik dan op zeilkamp?”

Of
“Als ik zelf de helft van het geld bij elkaar spaar, maar ik dan op zeilkamp?”

Het is verstandig om vooraf na te denken welke vraag je stelt als je een ‘ja’ wil krijgen

Als het je niet uitmaakt welk besluit er genomen wordt stel je natuurlijk gewoon de vraag. Maar als je zelf vindt dat een bepaald besluit veel prettiger is dan een ander, dan is het verstandig om van te voren na te denken over de vragen die je wil stellen.

Besluiten en ethiek: blijf integer!

Dat brengt ons bij de vraag of je een besluit zo open mogelijk voor moet leggen, of dat je de beslissers mag sturen.

We beïnvloeden de hele dag andere mensen. We stellen een vraag om loonsverhoging op het goede moment. We weten wat we tegen onze partner moeten zeggen om deze geïrriteerd te krijgen. Of om onze partner juist in een goede stemming te krijgen.

Maar er zijn grenzen. Die grenzen zijn deels persoonlijk en liggen deels vast in wetten en ongeschreven regels. Ik gebruik de volgende:

  • Behandel een ander zoals je zelf behandeld zou willen worden
  • Doe geen dingen die een ander schaden of benadelen
  • Zorg dat er een alternatief is waar je zonder hoge kosten of veel moeite voor kan kiezen
  • Op de lange termijn is jouw betrouwbaarheid je grootste kracht: dus lieg en fraudeer niet
  • Laat belangrijke nadelen niet weg. Geef in plaats daarvan aan wat je gedaan hebt om die te verminderen óf waarom jouw voorstel toch het beste is.

Als je deze uitgangspunten in acht neemt mag je altijd proberen om steun te krijgen voor jouw ideale optie.

 

 

Terug naar de hoofdpagina Besluitvorming

Terug naar de pagina Kennisbank Projecten