Navigation

Mijlpaal project: wat gebeurt er?

Mijlpaal: definitie

Een mijlpaal is het einde van een projectfase (projectmatig werken) of een punt in een project waarop een belangrijk besluit moet worden genomen.

Wanneer de mijlpaal het einde van het projectfase is, betekent dit dat de opdrachtgever moet besluiten of het project verder gaat, of dat het gestopt wordt.

Aan het einde van een projectfase besluit de opdrachtgever niet alleen over de inhoudelijke punten, maar neemt zij ook een besluit over de projectbeheersing (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie).

Inhoudelijke besluiten zijn bijvoorbeeld:

  • accepteert u als opdrachtgever het ontwerp?
  • kiest de opdrachtgever voor het mooie, maar dure programma van eisen, of voor de goedkopere variant?
  • krijgt ICT-bedrijf A de opdracht als gevolg van de Europese Aanbesteding?

Besluiten over de projectbeheersing zijn bijvoorbeeld:

  • wordt de aanpassing van de planning van het project geaccepteerd, zodat het resultaat 4 maanden later gereed is?
  • krijgt de projectleider € 75.000,= meer projectbudget zodat een extra wens van de opdrachtgever gemaakt kan worden?
  • mag de projectleider 4 specialisten van afdeling XYZ inzetten, ook al heeft het afdelingshoofd aangegeven dat de afdeling het zelf ook druk heeft?

Mijlpaal: Einde projectfase – wat doe je?

Als de mijlpaal het einde van een projectfase is, dan doet de projectleider de volgende dingen:

  • het inhoudelijk besluit opschrijven en aan de opdrachtgever voorleggen
  • de stand van zaken voor de project planning en de projectbegroting opschrijven
    (
    meer hierover op de pagina: Hoe volg ik de uitgaven en de planning van mijn project?)
  • een kort en overzichtelijk beslisdocument maken
  • het beslisdocument voorleggen aan de opdrachtgever.

Mijlpaal: Besluit bij een bepaalde kwestie – wat doe je?

  • Zorg dat je goed begrijpt wat het probleem is
  • Onderzoek welke manieren er zijn om het probleem (of de kwestie) op te lossen
  • Onderzoek wat de voor- en nadelen van deze mogelijkheden zijn
  • Kies een optie die wat jou betreft het beste resultaat oplevert
  • Leg al deze zaken in een kort en overtuigend beslisdocument voor aan je opdrachtgever
  • Accepteer dat de opdrachtgever een ander besluit kan nemen.

Mijlpaal: kans of bedreiging?

Sommige projectleiders willen zo min mogelijk mijlpalen of beslismomenten in hun project. Hoe minder invloed van de opdrachtgever – des te beter denken ze. Ze controleren de gang van zaken in hun project het liefst zelf.

Maar een besluit van de opdrachtgever is niet alleen een bedreiging, maar veeleer een kans. Je vergroot de kans op:

  • (politieke) steun van je opdrachtgever
  • betrokkenheid van de opdrachtgever bij jouw project
  • extra middelen wanneer die nodig zijn
  • kans op een promotie of een nieuw leuk project wanneer de opdrachtgever gezien heeft dat jij overeind blijft in een lastig project.

Ja – opdrachtgever stellen lastige vragen. Maar zonder bezwaren en tegenwerpingen verkoop je zelden iets. Zonder tegenwerpingen heeft de opdrachtgever geen kans om zich emotioneel te binden aan jouw project.

Zie het als een kans om jouw verhaal te testen. En om steeds overtuigender verhalen te vertellen.

Teveel beslismomenten creëren

Er zijn ook projectteams die bij twijfel voortdurend terug gaan naar de opdrachtgever. Dat is ook niet altijd verstandig. Want zoals ik zelf altijd tegen mijn medewerkers zeg: “Als je me iets voorlegt ga ik er iets van vinden”. Vele opdrachtgevers zitten niet te wachten op alle details die bij een project horen. De enige uitzondering zijn opdrachtgevers die de controle willen houden en daarom van ieder detail op de hoogte willen zijn.

Het is zaak om in te schatten welke besluiten je zelf mag nemen en welke zaken je moet voorleggen. De meeste opdrachtgevers kunnen je dat trouwens prima uitleggen.

 

Terug naar de hoofdpagina over besluitvorming in projecten.

Terug naar de pagina Kennisbank Projecten