Navigation

Voorbereidingsfase: voorbereiden uitvoering

Definitie voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase treffen we alle voorbereidingen om het resultaat echt te kunnen maken. Dat kan nu duidelijk is wat het doel en resultaat van het project zijn. Alle eisen waaraan het resultaat moet voldoen zijn intussen in kaart gebracht. Met het definitief ontwerp is duidelijk geworden hoe het resultaat eruit zal zien.

Nu is het zaak om alle voorbereidingen te treffen. Bij sommige projecten een zaak die je in een uur doet. Bij andere projecten neemt de voorbereidingsfase maanden in beslag. Bijvoorbeeld wanneer je grond moet aankopen, een ingewikkeld bestek moet maken of een aanbestedingsprocedure moet doorlopen voordat je uitvoerders kan contracteren.

voorbereidingsfase project

Voorbereidingsfase: Doel

  • Alle zaken regelen die nodig zijn om het resultaat in de volgende fase echt te gaan maken

Voorbereidingsfase: Resultaat

  • Alle gereedschappen, apparaten, procedures, vergunningen, aanbestedingen, gedetailleerde tekeningen (bestek) en gedetailleerde ramingen

Voorbereidingsfase: Wat doe je in deze fase?

Wat je doet in deze fase verschilt per project, maar je kan denken aan:

  • Het aanvragen van vergunningen om het resultaat te mogen maken (denk aan een bouwvergunning, een omgevingsvergunning etc.)
  • Het inkopen van alle zaken die je nodig hebt in de Realisatiefase: machines, een aannemer, menskracht, een computersysteem etc.
    Wanneer je bij de semi-overheid werkt: denk dan de verplichting om vanaf een bepaald bedrag je opdracht openbaar of zelfs Europees aan te besteden
  • De techniek of het procedé ontwikkelen die je in de Realisatiefase zal gebruiken
  • Gedetailleerde bouwtekeningen maken
  • Materialen inkopen of voorbewerken (denk aan het bouwrijp maken van grond)
  • Het opstellen van het fase- of beslisdocument waarmee je deze fase afrond en dat je voorlegt aan de opdrachtgever
  • Aan het einde van deze fase heb je alle dingen gedaan die moeten gebeuren voordat je in de volgende fase het resultaat echt kan gaan maken.

Voorbereidingsfase: inkopen en aanbesteden moet je netjes doen

We willen het liefst zo snel mogelijk beginnen. Maar goed inkopen kan je tijd en geld besparen en teleurstellingen voorkomen.

Wie zich niet aan de regels houdt kan door allerlei partijen worden teruggefloten. De afdeling inkoop, interne controle, de accountant, Inspecties en soms zelfs concurrenten (in het geval van Europese aanbestedingen). Even snel iets regelen kan je maanden vertraging kosten.

Voorbereidingsfase: vergeet de vergunningen niet

Vooral wanneer je iets gaat bouwen of gebruiken zijn er in Nederland allerlei vergunningen nodig. De proceduretijd kan zo maar meerdere maanden zijn. En let er op dat ‘belanghebbenden’ na het besluit om een vergunning te verlenen nog in bezwaar en beroep kunnen gaan. Vergeet de doorlooptijd voor dit soort procedures niet in je planning op te nemen. Nu gebeurt het lang niet altijd dat er een juridische procedure komt. Je kan er ook voor kiezen om alleen tijd in te ruimen voor de periode die het kost om de vergunning aan te vragen en te krijgen. Vermeld dan wel dat je bezwaar en beroepstermijnen buiten je planning hebt gelaten.

Voorbereidingsfase: procedure om het resultaat te maken

Soms moet je een techniek ontwikkelen om het resultaat te kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe manier om een tunnel te boren. Of aan een nieuwe methode om klanten te werven. Het ontwikkelen van dit nieuwe procedé doe je in de voorbereidingsfase.

Terug naar de hoofdpagina Projectfasering

Terug naar de hoofdpagina Kennisbank Projecten