Navigation

Planning onrealistisch: accepteren?

Als de planning van de opdrachtgever in jouw ogen niet realistisch is. Wat doe je dan?

planning-6

Weiger de opdracht

Stel deze vraag aan een groep onervaren projectleiders en het eerste wat ze roepen is: weiger de opdracht. Het is zeker waar dat dit een goede optie is. Laat jouw carrière niet beschadigen door een opdrachtgever met een onrealistisch idee.

En het lukt veel vaker wel dan niet. Voor wie dit lastig vindt zit de grootste uitdaging in ons eigen hoofd.

Maar er zit ook een andere kant aan. Teveel opdrachten weigeren of teruggeven is ook niet bevorderlijk voor je carrière. Natuurlijk zijn er manieren om het subtiel te doen:

  • je bent te druk met andere, zeer belangrijke projecten
  • je hebt net een lange vakantie gepland

Maar uiteindelijk krijgt iedereen wel eens te maken met een onrealistisch project. Laten we ervan uitgaan dat er redenen zijn waarom je het project niet kan weigeren. Wat te doen?

Geef vanaf het begin aan waarom je denkt dat de planning niet realistisch is

Bepaal welke feitelijke redenen er zijn en verzin een manier om die redenen op een eenvoudige en overtuigende manier uit te leggen:

  • zijn er voorbeelden (bijvoorbeeld van eerdere projecten)
  • heb je een krachtig beeld dat duidelijk maakt wat je bedoelt (Het is alsof u me vraagt om met 5 liter naar benzine naar Parijs te rijden. Hoe hard ik mijn best ook doe – ik kom echt niet verder dan België)

Van mening veranderen is een proces: dat gaat in stapjes

Niemand geeft graag toe dat zijn idee niet klopt. De beste manier is om iemand niet te laten terugkomen op z’n besluit, maar een nieuw besluit te laten nemen. Dat doe je door jouw opdrachtgever te voorzien van nieuwe informatie. Maak een goede planning met de hulp van het stappenplan op deze site.

Leg je bezwaren op een neutrale manier vast

Zorg dat je opmerkingen later zijn terug te vinden. In een notitie, of als je het niet te zwaar wil maken in een e-mail. Maak er geen dramatisch verhaal van. Geen emoties. Dat verkleint alleen maar je geloofwaardigheid. Je krijgt in de toekomst minder voor elkaar. Maar geef op rustige, zakelijke toon aan wat de feitelijke rendenen zijn die maken dat de einddatum van de opdrachtgever niet realistisch is.

Accepteer dat ook een opdrachtgever recht heeft op problemen

Soms vraag je jezelf als projectleider wel eens af: “Waarom doen ze dit toch?” Het is een begrijpelijke vraag, maar ook een vraag die je niets verder helpt wanneer je alles hebt geprobeerd om je opdrachtgever op andere gedachten te brengen. Iemand zei laatst tegen me: “Iedereen heeft het recht om op zijn eigen bek te gaan.”

Beter concentreer jij je op jouw taak. Doe wat je opdracht is. Aan ieder project komt een einde. Zoals ze in het theater zeggen: het wordt altijd weer 11.00 uur. Er komt altijd weer een nieuw project.

Niet zelden zien deskundigen problemen veel eerder dan opdrachtgevers

In veel gevallen zien de mensen met verstand van zaken veel sneller dan anderen dat een bepaalde planning niet haalbaar is. Mijn advies is dat je jouw opdrachtgever hier altijd op moet wijzen. Opnieuw: doe dat zakelijk en neutraal. Mijn ervaring is dat emotionele verhalen minder indruk maken.

Mocht dat geen effect hebben: accepteer dan dat de opdrachtgever de baas is. Ga je niet dood vechten. Mijn ervaring is dat dit zelden zin heeft. Geef het proces de tijd: meestal ziet de opdrachtgever na verloop van tijd zelf ook wel in dat je gelijk hebt.

 

Terug naar de hoofdpagina Projectplanning

Terug naar de hoofdpagina Kennisbank projecten