Navigation

Problemen oplossen planning en voortgang

Problemen oplossen: hoe groot is het probleem?

De belangrijkste vragen voor iedere manager die tegen een “probleem” aanloopt zijn:

  • Wat is nu de kern van het probleem?
    (Waarom is het een probleem? Wat kan er niet meer? Wat wordt er belemmerd? Hoe erg is dat feitelijk?)
  • Hoe groot is het?
  • Hoe vaak komt het voor?

Wat veroorzaakt het probleem?

Nu is duidelijk dat het probleem ook echt een probleem is. Voordat problemen oplossen aan de orde is, is de volgende vraag is die naar de oorzaken. Want wanneer je de oorzaak kent, kan je ook een goede oplossing zoeken. Dat lijkt een dooddoener. Maar dat is niet altijd zo. Sommige problemen lijken een duidelijke oorzaak te hebben. Maar wanneer je beter kijkt zal je zien dat er soms een achterliggende oorzaak is die de problemen veroorzaakt. Lees hier meer over achterliggende oorzaken. Een eenvoudige techniek om de goede oorzaak te vinden is die van de ‘5x waarom‘.

Wie heeft er iets aan kunnen doen?

Deze vraag is op de korte termijn NIET van belang. Het stellen van deze vraag leidt tot verdediging en ruzie. Niet de sfeer om met elkaar creatieve oplossingen te verzinnen die het probleem kunnen oplossen. Natuurlijk moet je (op een later moment) kijken wat er te leren valt om dezelfde soort problemen in de toekomst te voorkomen. Maar dat komt later. Stel dat je nu – na veel discussie – de schuldvraag met wetenschappelijke precisie kan beantwoorden. Is het probleem dan opgelost? Intussen draait de klok verder. Eerst is het belangrijk om het probleem op te lossen.

Wat kan ik doen om het probleem op te lossen?

Die vraag is in zijn algemeenheid niet voor ieder project te beantwoorden. Wanneer je worstelt met een hele concrete vraag, neem dan contact op en ik denk met je mee.

Wel geef ik je hieronder vast een aantal vragen die je kunnen helpen om een oplossing te vinden. Je moet wel zelf nadenken, omdat je de algemene vragen moet toepassen op jouw eigen situatie:

  • Heb je al oplossingen geprobeerd?

Zo nee – waar ben je bang voor? Wat kan je doen om het risico te verkleinen?
Zo ja – wat werkte er wel en wat werkte er niet? Wat kan je doen om de kans op succes te vergroten?

  • Is er een andere manier/techniek om hetzelfde te bereiken?
  • Welke aannames heb je gedaan bij je poging om het probleem op te lossen? Klopte die aannames wel? Wat moet je anders doen wanneer jouw aannames niet kloppen?
  • Heb je al geprobeerd of het probleem zichzelf kan oplossen? Wat zou er moeten gebeuren zodat het probleem zichzelf kan oplossen?

Voor wie van zelf nadenken houdt: hier vindt je nog een aantal succesvolle om een probleem op te lossen.

Wat werkt wel en wat werkt niet?

Wie tegen een probleem oploopt wordt soms verlamd staan omdat diegene niet weet wat te doen. Laat dat jou niet overkomen. Begin oplossingen uit te proberen. Het is alsof je op een kruispunt staat en je niet weet welke kan je op moet. Loop alle wegen een stukje in totdat je weet wat de goede route is. Wie op het kruispunt blijft staan komt niet verder.
Het mooiste is als je dat op zo’n manier kan doen dat je iets ander kan proberen wanneer de eerste oplossing niet werkt.

Wat kan ik nog meer doen?

En als de eerste oplossing niet werkt, dan kijk je goed naar wat niet werkte (en waarom) en probeer je iets anders – net zo lang tot je merkt wat er wel werkt. Veel mensen geven na 1 of 2 pogingen op. Hier gaat het om discipline, maar ook creativiteit en goed kijken naar wat er echt gebeurt (en niet naar wat jij denkt dat er gebeurt).