Navigation

Waarom willen opdrachtgevers een onrealistische planning?

We kunnen niet in het hoofd van iedere opdrachtgever kijken. Maar uit alle projecten die ik heb mogen uitvoeren of ondersteunen komt wel een bepaald patroon naar voren. Ik beschrijf je de meest voorkomende.

Opdrachtgever heeft geen realistisch beeld van wat het project inhoudt

Dit is een veel voorkomende reden. En dat is ook de makkelijkste om op te lossen. Het projectteam moet duidelijk laten zien waarom een bepaalde planning niet haalbaar is. Geef ook alternatieven aan, zodat de opdrachtgever niet het idee heeft dat hij klemgezet wordt.

Als je wil dat de opdrachtgever jouw verhaal accepteert: hou dan rekening met zijn communicatiestijl. In Frankrijk helpt het ook niet om je brood in het Duits te bestellen. Hou de boodschap in tact, maar pas de verpakking aan de ontvanger aan.

Jouw opdrachtgever wordt zelf onder druk gezet

Veel opdrachtgevers worden zelf ook weer gestuurd. De druk vanuit een bestuur, aandeelhouders of hogere legerleiding kan enorm zijn. Niemand raakt graag zijn baan kwijt.

Een veelgebruikte techniek van opdrachtgevers is dan om op het moment zelf de onrealistische opdracht te accepteren en hun opdrachtgevers na verloop van tijd te laten inzien dat de oorspronkelijke vraag niet realistisch was.

De opdrachtgever is een optimistische planner: hij vindt het geen onrealistische planning

Sommige opdrachtgevers hebben gewoon het idee dat sommige zaken veel sneller kunnen dan het projectteam denkt. In die situatie helpt het door de opdrachtgever te vragen wat hij/zij zou doen om de uitvoering te versnellen.

Soms blijken opdrachtgevers briljante ideeën te hebben waar je zelf nog niet aan gedacht had. In de andere gevallen helpt dit vraag- en antwoordspel de opdrachtgever beter te begrijpen waarom zijn idee niet realistisch is.

De opdrachtgever heeft jouw resultaat op een bepaald moment nodig

Jouw projectresultaat is nodig om weer een ander doel voor elkaar te krijgen. Jouw resultaat kan inhoudelijk nodig zijn. Maar er kan ook een politieke reden zijn. Bijvoorbeeld een project dat uitgevoerd wordt om een mogelijkheid uit te sluiten: “We hebben het geprobeerd, maar het helpt niet” of “We hebben alles gedaan wat we konden zelfs [jouw project]. Nu is er iets anders nodig”.

Of jouw opdrachtgever kan aan zijn aandeelhouders, chefs etc. melden dat het project wat het probleem moet oplossen al van start is. Allemaal redenen om een onrealistische planning door te duwen.

Opdrachtgever wil aan de slag om gevoel van controle te krijgen

Mensen houden niet van stress. Opdrachtgever kunnen enorm onder druk gezet worden door hun chefs, aandeelhouders enz. Eén van de manieren om stress weg te nemen is door heel hard aan het werk te gaan. En wel door het project zo snel mogelijk laten starten. De opdrachtgever heeft helemaal niet het idee dat dit een onrealistische planning is. “Het kan vast sneller dan jij denkt” is dan de redenering. Sommige opdrachtgevers denken dat een projectleider met opzet ruim plant om eventuele tegenvallers op te vangen. Of om zelf niet zo hard te hoeven werken.

Dit is een lastige situatie voor een projectleider. De enige effectieve oplossing die ik ken is door samen met de opdrachtgever de hele planning door te lopen en buitenstaanders (bijvoorbeeld de leveranciers) te laten uitleggen dat het niet sneller kan.