Navigation

Programma van Eisen : hoe jouw PvE sneller klaar is dan de TGV naar Parijs rijdt

PvE-schrijven-zo-snel-als-een-TGV

Ik ontmoet nog steeds projectleiders en opdrachtgevers die denken dat een Programma van Eisen (of PvE) alleen nuttig is voor hele grote, technische projecten.

Zoals gebouwen. Een ICT-systeem. Of een nieuwe metrotunnel.

Een Programma van Eisen (of PvE) vinden veel van jouw collega’s bovendien lastig en bureaucratisch. Veel opdrachtgevers kijken er nauwelijks naar. Kortom: de inspanning weegt niet op tegen het plezier.

Betrap jij jezelf ook wel eens op die gedachte? Dat het niet nodig is om een apart Programma van Eisen te maken?

Dan heb ik nieuws voor je. Dat dacht ik namelijk ook.

Maar ik had ongelijk.

projectteam-vergadert-over-PvE

Als projectleider van een onderzoeksproject dook ik gelijk de inhoud in. Voor een ministerie zochten we als adviesbureau samen met een Universiteit zaken uit. Mijn aandacht ging gelijk naar de uitvoering. Want dat was al lastig genoeg.

Wat moeten we weten? Waar kunnen we het vinden? Wie gaat het uitzoeken?

We vergaten na te denken aan welke eisen het resultaat moest voldoen. En daarover ontstond ruzie aan het einde van de rit. Partner en professor voerden een verhit gesprek.

Toen het geld bijna op was. En de opdrachtgever nu eindelijk resultaten wilde zien.

Dat was in die jaren trouwens het laatste project dat we samen deden. Hadden we dat gesprek maar aan het begin van het project gevoerd!

Het gaat om het denken, niet om het document

Een programma van Eisen heeft in een project namelijk een hele belangrijke functie. Je zet alle wensen en eisen op een rij en maakt een selectie.

Dit setje uitgangspunten bepaalt vervolgens wat je gaat maken. Net zoals een landmeter aangeeft waar wel bebouwing komt. En waar niet.

programma-van-eisen-bakent-af

En vaak vallen daarmee al allerlei oplossingen af.
Dat maakt je project direct efficiënter. Want je WEET nu waar je naartoe moet.
En ook: welke zijwegen je niet meer moet inslaan.

Deze duidelijkheid bij de start van je project:

  • voorkomt tussentijds aanpassen/zwalken
  • zorgt voor minder tijdverlies (dus is je project sneller gereed)
  • voorkomt dat je dingen opnieuw moet doen. Dit scheelt geld
  • én je hebt een duidelijke norm om het eindresultaat op te beoordelen.

Zou jij geholpen zijn als jouw projecten sneller van A naar B zouden komen?
Zonder omwegen? Zonder zaken opnieuw te moeten doen?

Uiteindelijk gaat het dus niet zozeer om het document (het PvE). Het gaat om het denkwerk dat er nodig is om een PvE te kunnen maken.

Het document zelf beschrijft niet meer dan de conclusies.

Maar hoe maak je nu snel een Programma van Eisen?

Maar uiteindelijk moet dat document (het PvE) er toch komen.

De snelste manier om dit te doen is door een PvE-workshop te organiseren.

programma-van-eisen-workshop

In zo’n workshop zet je de belangrijkste spelers bij elkaar: de gebruikers en mensen met verstand van de techniek waar je mee te maken hebt.

In een aantal stappen laat je de aanwezigen hun wensen en eisen formuleren. Je kan daar bijvoorbeeld de vragen uit mijn PvE-kit voor gebruiken. (ja – ook die is gratis). Bereid je goed voor, zodat je zoveel mogelijk wensen boven tafel krijgt.

Zo heb je in één dagdeel de inhoud van je Programma van Eisen bij elkaar. TGV-snelheid zeg maar.

Je kan er voor kiezen om de opdrachtgever mee te laten doen, maar niet iedere opdrachtgever wil dat. Als een opdracht niet mee wil of kan doen zal je deze apart moeten interviewen. Denk daarbij wel aan de goede volgorde van de gesprekken.

Zo kan je ook kiezen voor deelname van andere belanghebbenden. Hen in een vroeg stadium mee laten doen kan zorgen voor meer draagvlak. Maar je workshop kan er (bij veel emtioneel verzet) ook door mislukken.

Inhoudelijke wensen en eisen in één document krijgen

Daarna werk je de uitkomsten uit tot een document. Omdat snel te kunnen doen heb ik een aantal hulpmiddelen voor jou online gezet: de PvE-kit. Je vind deze PvE-kit hier.

PvE Kit Programma van Eisen voorbeeld uitgewerkt stappenplan

De inhoud van deze PvE-kit helpt je om efficiënt een Programma van Eisen op te stellen. Je krijgt onder andere:

  • Een stappenplan (met vragen voor je workshop)
  • Een format
  • en een uitgewerkt voorbeeld.

Op die manier wordt het maken van een Programma van Eisen een stuk eenvoudiger! Wil je meer weten over een Programma van Eisen? Lees en kijk hier verder.

Laten we leren van elkaar. Welke tips heb jij om meer nut te hebben van een Programma van Eisen? Laat je tip achter op het commentaarveld hieronder.

Veel succes met jouw project!

Laat wat van je horen

*