Navigation

Programma van Eisen Voorbeeld 2

Programma van Eisen voorbeeld: registratie software kinderdagverblijf

Stel, je ontwikkelt een registratieprogramma voor kinderdagverblijven. We volgen een aantal stappen uit het stappenplan:

Stap 1: Wat is het resultaat?

Een programma/software dat de aanwezigheid van kinderen in het dagverblijf registreert voor:

  • de leidsters (die hebben zo overzicht)
  • de administratie (rekeningen maken, materiaal inkopen)
  • voor de manager (die zo de medewerkers kan inroosteren)
  • voor de brandweer (in het geval van calamiteiten)
  • voor de ICT-afdeling (die er makkelijk mee moet kunnen werken).

Stap 2: Wat moet het kunnen of doen?

Het resultaat van dit programma van eisen voorbeeld kent meerdere gebruikers (leidsters, administratie, manager en brandweer en ICT-afdeling). De eisen moeten dus per groep worden uitgewerkt:

Leidsters:

  • kinderen zijn per groep te vinden, zodat registratie snel kan: maximaal 2 klikken voordat je bij het kind bent. Er is weinig tijd voor administratie
  • de huidige tijd selecteren met een druk op de knop, zodat registratie per kind slechts 2 muisklikken per dag vraagt
  • op drukke momenten kan je niet altijd gelijk registreren, dus de registratie moet ook achteraf zijn in te vullen
  • kinderen zijn soms maar een paar uur per dag aanwezig: dus registratie moet per uur mogelijk zijn.

Administratie:

  • er moeten overzichten te maken zijn voor het hele dagverblijf, per groep, per gezin en per kind
  • deze overzichten moeten per dag, week, maand, kwartaal en jaar te maken zijn
  • het systeem moet per kind facturen maken zonder tussenkomst van een medewerker en deze versturen aan de financiële administratie.

Manager:

  • de aanwezigheid van kinderen moet vooruit worden ingepland
  • aanwezigheid moet automatisch worden ingevuld op basis van een vast dagschema
  • het dagschema moet per maand te wijzigen zijn (bijvoorbeeld omdat een kind van opvangdag wisselt): ook in de toekomst
  • kinderen moeten bínnen een maand een afwisselend dagschema kunnen hebben (bijvoorbeeld in de even weken 3 dagen opvang en in de oneven weken 2 dagen opvang)
  • dit moet leiden tot bezettingsoverzichten per groep , per gezin en per kind
  • het systeem moet automatisch aangeven hoeveel leidsters per groep nodig zijn
  • de normen (minimale aantal leidsters per groep) moeten door de manager kunnen worden aangepast (bijvoorbeeld door wetswijzigingen)
  • deze overzichten moeten per dag, week, maand, kwartaal en jaar kunnen worden opgevraagd.

Brandweer:

  • op ieder moment moet een uitdraai kunnen worden gemaakt van het aantal kinderen dat op dat moment in de opvang aanwezig is
  • deze uitdraai moet ook vanuit een andere locatie gemaakt kunnen worden (die moeten hiervoor dus geautoriseerd zijn).

ICT-afdeling:

  • software moet werken met de andere software van de organisatie
  • software moet bij voorkeur van dezelfde ‘familie’ zijn als de financiële software zodat de systemen makkelijk met elkaar kunnen ‘praten’
  • graag een bestaand systeem zodat kinderziektes worden voorkomen.

Alle stappen uitgewerkt: die kan je downloaden. Om dit programma van eisen voorbeeld overzichtelijk te houden heb ik hier niet alle stappen doorlopen. Hier vindt je een uitgebreider voorbeeld van een Programma van Eisen. Je vindt hier:

  • de uitgewerkte stappen uit het stappenplan
  • het definitieve Programma van Eisen.

Je kan dit voorbeeld gebruiken als inspiratie voor jouw eigen project.

Terug naar de hoofdpagina Programma van Eisen
Terug naar de pagina Kennisbank Projecten