Navigation

Project Start up organiseren

Project start up definitie

Een project start up is een bijeenkomst bij de start van het project waarbij de projectleider met anderen het project uitdenkt en afspraken maakt.

Goed start is het halve werk – go slow to go fast. Een project op de goede manier starten is vaak het halve werk. Te vaak wordt ik gevraagd om projecten te helpen waar halverwege onduidelijkheid bestaat over de opdracht, de taakverdeling, de beste aanpak of de vraag wie een besluit mag nemen. Dat leidt tot vertraging, tijdverlies of verlies van snelheid. Soms moeten zaken daardoor opnieuw worden gedaan.

project startup organiseren

Zorg bij de start voor duidelijkheid

Bij een waterschap heb ik zo’n 30 projecten geholpen door goede afspraken te maken. Het effect was enorm. Bijna alle projecten verliepen daarna voorspelbaar. Omdat het project goed was uitgedacht was het veel makkelijker om te reageren op onverwachte gebeurtenissen of tegenvallers.

Emotie is besmettelijk zeggen ze wel eens. De projectleiders hadden hun projecten veel beter in de greep. Het vertrouwen dat ze uitstraalden werd overgenomen door de opdrachtgevers. Het contact tussen projectleider en opdrachtgever verliep daardoor veel constructiever. Je kan zo’n bijeenkomst dus ook later in het project doen als je merkt dat er teveel onduidelijkheid is.

Voordelen project start up

Voordelen van een project start up zijn daarom:

  • minder discussie tijdens het project
  • het project komt sneller vooruit omdat iedereen weet wat er moet gebeuren
  • sneller resultaat
  • de opdrachtgever en anders chefs worden blijer
  • jij krijgt meer kansen
  • een project start up geeft duidelijkheid

Beantwoord de volgende vragen in de bijeenkomst:

  1. wat wordt het project (niet)?
  2. hoe gaan we het (niet) aanpakken?
  3. wat wordt ieders rol?
  4. wie beslist/praat mee op welk moment

Een project start up helpt bij de groepsvorming

Een projectteam moet zich vormen. De start up vindt meestal plaats in de eerste fase van de teamvorming. Lees hier meer over de stappen in groepsvorming. Tijdens de project start up kan je daarom vragen beantwoorden als:

  • hoe werken we hier?
  • hoe nemen we besluiten?
  • wat is ieders rol?

Hoe ziet een effectieve project start up er uit?

Keuze vorm afhankelijk van soort project, inhoudelijke puzzels en de beste ontwikkelstap voor het team. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld:

  • brainstormen over de inhoud van het projectplan
  • een ‘open source’ bijeenkomst waarbij ieder meedenkt over alle relevante onderdelen van het project
  • deelopdrachten uitwerken
  • gezamenlijk een project planning maken
  • gezamenlijk nadenken over de communicatie rondom het project
  • enz.

Wie uitnodigen?

Gebruikelijk is:

  • projectleider
  • leden projectteam
    Sommige projectteams zijn heel groot. Ik heb projectteams van 120 mensen meegemaakt. Ook hier is de vraag steeds opnieuw: wat wil je bereiken met je project start up?

Wie je uitnodigt hangt af van het project, de (politieke) situatie rondom je project en het doel van de project startup. Je kan bijvoorbeeld denken aan:

  • opdrachtgever
  • partijen uit de omgeving van het project
  • leveranciers of uitvoerders
  • vakmensen die meer kunnen vertellen over de inhoud
  • personen die eerder een vergelijkbaar project hebben uitgevoerd

Project start up Valkuilen

Waarom is de ene bijeenkomst wel succesvol en de andere niet? Bekende valkuilen zijn:

  • deelnemers zijn onzeker

    Soms durven mensen niet te kiezen. Ze vinden het moeilijk om overzicht te krijgen. Ze weten niet goed wat voor de hele organisatie belangrijk is. Ze vragen zich af of het wel aan hen is om een keuze te maken “Mag ik dit wel?”De oplossing: overzicht creëren, de deelnemers vertrouwen geven dat ze vanuit hun ervaring een voorstel mogen doen. Daarna de opties beperken door de voor- en nadelen in beeld te brengen.
  • “Ja maar”Deelnemers zijn gewend om zaken op een bepaalde manier aan te pakken. Een voorstel om daar van af te wijken leidt tot onzekerheid of weerstand.De oplossing: doorvragen naar de achterliggende oorzaak. Wat waren slechte ervaringen? Waar is men bang voor? Hoe kunnen (verwachte) nadelen ondervangen worden?
  • Slechte communicatieDeelnemers (bijvoorbeeld leden van een projectteam) maken een slechte start met elkaar door geen rekening te houden met elkaars gevoeligheden. Of door stellingen over anderen te poneren zonder eerst een vraag te stellen.De oplossing: zorg voor onafhankelijke begeleiding
    Effectieve projectleiders zorgen voor onafhankelijke procesbegeleiding. Sommige projectleiders denken dat ze alles alleen zouden moeten kunnen doen. Tijdens een bijeenkomst zijn de dan tegelijk voorzitter, procesbegeleider, inhoudsman, verantwoordelijk voor de groepsvorming. En dan moeten ze ook nog opletten dat het projectteam binnen de kaders van de opdrachtgever blijft.Dat is een beetje veel van het goede. Zo vermengen deze projectleiders veel verschillende rollen in één persoon. Dat gaat soms goed, maar net zo Vaak ook niet. Zo mis je de kans om met een projectteam een goede start te maken.Effectieve projectleiders weten dit en schakelen iemand in om de project start up te begeleiden. Je kan mij bellen, maar ook een verstandig iemand uit je eigen organisatie. Het is een kleine investering die zichzelf heel snel terugverdient. Als je wil sparren over de situatie van jouw project, neem dan even contact met me op.

Terug naar hoofdpagina Kennisbank projecten