Navigation

Begroting maken: hoe gedetailleerd?

Veel details bij de start niet altijd nodig

Een begroting maken? Bij de start van je project is het lang niet altijd nodig om alle activiteiten al in detail te begroten. In veel gevallen is het voldoende om een raming op hoofdlijnen op te stellen. Bij sommige projecten is het bij de start ook nog niet mogelijk om de uitvoering tot in detail te begroten. Zeker wanneer jouw project een unieke opgave betreft. Want wat uniek is ken je nog niet goed. En dus kan je dan ook nog geen begroting maken. Hier vind je meer tips om onbekende zaken toch in geld uit te drukken

begroting project maken

Sommige projectleiders hebben bij de start toch al behoefte aan duidelijkheid

Als je zo’n projectleider bent, stel jezelf dan de volgende vragen:

  • vraagt de opdrachtgever om deze precisie bij het begroting maken?
    Zo ja – kan je duidelijk maken dat de begroting tijdens het project gedetailleerder zal worden? Wie kan je daarbij helpen?
    Zo nee – in welke behoefte voorziet die begroting dan voor jou?
  • hoe veilig voel je je om fouten te maken? Zijn er andere dingen die je kan doen om jouw gevoel van veiligheid te vergroten?

Begroting maken: volgende fase in detail – latere fasen op hoofdlijnen

De hoofdregel is dat je de volgende fase van je project in detail begroot. De latere fasen raam je op hoofdlijnen. Hier vindt je een stappenplan om je projectbegroting op te stellen. Zo heb je bij de start van het project wel zicht op de globale kosten, maar hoef je nu nog geen zaken te begroten waarvan onduidelijk is wat de kosten precies zullen zijn.

Soms ontkom je er niet aan om een project van te voren gedetailleerd te begroten

Toch zijn er situaties waarin de opdrachtgever (of de bank) eist dat je bij de start van het project tot in detail de projectbegroting uitwerkt. Het heeft dan doorgaans niet zoveel zin om hier eindeloos over te discussiƫren met de opdrachtgever. Soms wordt zij ook maar gestuurd.

In dat geval zal je moeten werken met een aantal uitgangspunten. Stel de projectbegroting op volgende het stappenplan. Geef daarbij steeds aan welke uitgangspunten of aannames je gebruikt hebt.

Hou er in je planning en begroting rekening mee dat je tijdens het project je begroting nog een aantal keer zal moeten aanpassen.

Bij een klein project is dit makkelijker dan bij een zeer omvangrijk project

Dit is een open deur, maar toch goed om nog maar een keer te noemen. Als jouw project complex en uitgebreid is kan je ook iemand inhuren om de calculatie voor je te doen. Bij bijvoorbeeld bouwprojecten is dit zeer gebruikelijk.

Maak gebruik van ervaringscijfers, maar blijf hierbij kritisch

Wanneer je jouw project moet ramen terwijl je de echte kosten eigenlijk nog niet kent, maak dan gebruik van ervaringscijfers. Dat kunnen algemene kengetallen zijn. Maar ook de kosten van vergelijkbare projecten die helpen bij het begroting maken. Wanneer je van dit soort cijfers gebruik maakt moet je altijd kritisch blijven:

  • welke zaken zijn wel en niet in deze kosten meegenomen?
  • was de situatie van het andere project vergelijkbaar met jouw project?
  • wat is er veranderd sinds het andere project is uitgevoerd?
    • Welke wetgeving is veranderd?
    • Hoe was de economische situatie toen?
    • Welke (extra) eisen stelde de toenmalige opdrachtgever?

Hier vind je het stappenplan voor het maken van een projectbegroting.

 

Terug naar hoofdpagina projectbegroting

Terug naar de hoofdpagina Kennisbank projecten