Navigation

Tussentijdse evaluatie

Een tussentijdse evaluatie kan verstandig zijn wanneer je al tijdens het project merkt dat jouw project minder goed verloopt dan je zou willen.

Hoe kan de tussentijdse evaluatie de uitvoering van je project verbeteren?

De belangrijkste vraag is dan niet: ‘Wiens schuld is het?’ maar: ‘Hoe kunnen we verbeteren?’

De vraag naar de schuld of de oorzaak leidt (hoe goed bedoeld ook) tot uitleg of verdediging. Het is een bekend psychologisch mechanisme. Iedereen wil het graag goed doen. Slechts weinigen van ons houden ervan om kritiek te krijgen.

Maar de tijd die we besteden aan uitleg of verdediging kunnen we niet gebruiken voor het zoeken naar verbetering. Dus stel bij een tussentijdse evaluatie andere vragen, zodat je meer resultaat krijgt.

Hoe kunnen opdrachtgever, projectleider en projectteam verbeteren?

Je kan alle spelers de vraag stellen:
• Wat gaat er goed in het project?
• Wat kan er beter?
• Wat kan jij vanuit jouw rol doen om de verbetering op gang te helpen?

Nodig een externe gespreksleider uit wanneer je een lastig gesprek verwacht bij de tussentijdse evaluatie. Die kan je helpen (vreemde ogen dwingen). En als projectleider kan je zelf meedoen aan de discussie.

Twaalf zinvolle vragen voor de tussentijdse evaluatie

  1. Gaat het project het beoogde resultaat opleveren?
  2. Wordt daarmee naar verwachting nog altijd het gewenste doel en effect bereikt?
  3. Doen we in het project nog altijd de dingen die nodig zijn om het resultaat te bereiken?
  4. Ligt het project op planning? Waardoor (niet)? Wat is daar aan te doen?
  5. Blijft het project binnen begroting? Waardoor (niet)? Wat is daar aan te doen?
  6. Heeft het resultaat straks ook het kwaliteitsniveau dat de opdrachtgever verwacht?
  7. Hoe is de relatie tussen het project en de opdrachtgever?
  8. Werkt de projectorganisatie goed? Wat kan er beter?
  9. Werkt de informatievoorziening vanuit het project goed?
  10. Zijn alle risico’s duidelijk in beeld?
  11. Gaat het project effectief om met partijen uit de omgeving?
  12. Hoe verloopt de besluitvorming?

Hier vind je een uitgewerkt voorbeeld van een eindevaluatie. Je kan dit voorbeeld ook gebruiken voor een tussentijdse evaluatie.

De tussentijdse evaluatie evalueert zelden de opdrachtgever

Bijna alle projectleiders ergeren zich wel eens aan hun opdrachtgever. Ik vraag ze dan altijd: “Kan je de opdrachtgever veranderen?” Meestal is het antwoord dan ‘nee’.

“Kan je de opdrachtgever dan wel beïnvloeden?”. Soms is het antwoord ‘ja’, soms ‘nee’. Bij ‘ja’ is er ruimte: voer een gesprek en bereid dit goed voor. Bij ‘nee’ moet je kiezen of je verder wil met je project of dat je de opdracht teruggeeft.

De projectleider is de ondergeschikte van de opdrachtgever. Je voert uit in diens opdracht. Je hoeft geen ‘ja-knikker’ zonder ruggengraat te zijn. En ‘befehl’ is zeker geen ‘befehl’. Maar je mag nooit vergeten: je voert uit op verzoek van de opdrachtgever, met haar geld en met haar middelen.

Lees hier meer over wat je kan doen wanneer je moeite hebt met het gedrag of de keuzes van je opdrachtgever.

Opdrachtgever: leg de nadruk op het leren en niet op de verantwoording

Dat doe je door vragen te stellen. Een tijdje geleden hoorde ik van een onderzoek waarbij werd onderzocht onder welke omstandigheden mensen beter presteren. Dat gebeurt vooral door mensen die leren. Om te kunnen leren moet je ontspannen zijn. En je moet vragen stellen die je helpen. Dus niet:

• Hoe heeft die zo kunnen gebeuren?
• Wie heeft dit gedaan?
• Waarom hebben we dit niet voorkomen?

Maar liever:
• Wat ging er goed en wat kunnen we nog verbeteren?
• Wat moeten we leren om een beter ontwerp te maken?
• Op welke manier kunnen we onze opdrachtgever beter informeren?

Wie op zoek is naar andere antwoorden moet andere vragen stellen. Wie succes wil hebben moet veel (goede) vragen stellen. Als je dit een interessant onderwerp vind kan je meer lezen in het boek “De kunst van het falen”

Wat doe je wanneer je toch de indruk hebt dat iemand verwijtbaar handelt?

Ik leg veel nadruk op leren. Maar soms kom je bij de tussentijdse evaluatie mensen tegen die wel erg onverstandig hebben gehandeld. Dan moet je de medewerker hiermee confronteren.

Ga altijd het gesprek met deze projectmedewerker aan. Doe dit niet in de grote groep, maar één op één. Geef duidelijk aan wat het gedrag is dat je veranderd wil zien

Het hangt vervolgens af van een aantal zaken of je de medewerker uit het projectteam verwijdert of niet:
• hoe ernstig was het gedrag?
• ziet deze persoon zelf in dat hij/zij een fout heeft gemaakt?
• was er sprake van overmacht?
• neemt deze persoon zelf initiatief om de fout te herstellen?
• is er sprake van onwil of onmacht?
• hoe groot is de kans op herhaling?
• heeft deze medewerker kennis of vaardigheden die niemand anders heeft?
• is er iemand die toezicht kan houden?

Wat kan je doen wanneer de onderlinge samenwerking hapert?

Dat hangt er bij de tussentijdse evaluatie vanaf wat de oorzaak van het conflict is. Er zijn ruwweg twee situaties:

  1. Conflicten met een praktische oorzaak (ik wil naar links en jij wil naar rechts)Je kan met de hulp van een procesbegeleider zoeken naar een oplossing waar iedereen mee kan werken. Er zijn allerlei methoden om conflicten op te lossen.Er zijn ook veel mensen die kunnen helpen. Je kan een onafhankelijke collega vragen, mij een mail sturen of een andere deskundige bij jou in de buurt. Probeer het niet zelf te doen. Bijvoorbeeld wanneer je onderdeel bent van het probleem. Of wanneer je hier geen ervaring mee hebt. Een kleine investering levert meestal veel beter, sneller en duurzamer resultaat.
  2. Waardeconflicten (ik hou van voetbal en jij van ballet)Hier bestaat geen inhoudelijke of beste oplossing. Het is een kwestie van macht. Je moet onderhandelen. Of iemand anders (bijvoorbeeld de hogere legerleiding) moet de keuze maken. Blijf niet eindeloos gesprekken voeren: het heeft geen zin. Over smaak valt niet te twisten.

 

 

Terug naar de hoofdpagina over projectevaluatie