Navigation

Projectplan maken – tips voor projectleiders

Elders vind je een format, een uitgewerkt voorbeeld en een stappenplan. Hier een aantal tips voor wie een projectplan maken wil.

1 Projectplan maken – ga pas schrijven wanneer je jouw project hebt uitgedacht

De tip die jou het meeste tijd gaat schelen is om eerst je project uit te denken en daarna pas de tekst te gaan schrijven.

Veel projectleiders denken hun project uit terwijl ze aan het schrijven zijn. Niet doen! Het kost veel meer tijd. Bijvoorbeeld omdat je voortdurend tekst aanpast die je eerder hebt geschreven. Of omdat je het projectplan op meerdere plaatsen moet aanpassen wanneer je ergens anders één onderdeel verandert.

Eerst denken. Dan doen. Heb je daarbij hulp nodig? Hier vind je het stappenplan.

2 Los je het goede probleem op?

Ben je ook zo’n projectleider die de projectopdracht niet ter discussie stelt? Jammer. Er zijn nog al wat opdrachtgevers die vanuit de losse pols een opdracht formuleren die niet erg doordacht is. Wat is nu precies het echte probleem? En ben je dat aan het oplossen? Het is beter om die (diplomatiek) ter discussie te stellen dan een jaar aan een project te werken dat zinloos is omdat het probleem niet wordt opgelost. Een goede project-intake is dan ook belangrijk!

project risico

3 Lost het resultaat het probleem op?

Nog een belangrijke vraag voordat je jouw projectplan maken kan. Opdrachtgevers en projectleiders zoeken naar manieren om een probleem op te lossen. Maar soms het resultaat dat je hebt verzonnen het probleem wel op?

Voorbeeld. Een grote gemeente had in de jaren negentig te veel daklozen op straat rondlopen. Winkelend publiek had er last van. Burgers voelden zich onveilig. Daarom besloot de gemeente een 24-uurs opvang te openen. Dat was best een hoop werk, maar het lukte. Na een jaar werd de opvang feestelijk geopend.

Maar wat bleek? Andere gemeenten begonnen hun daklozen door te sturen. Zo kwamen er meer daklozen dan de opvang aan kon. Het probleem was groter geworden. De verkeerde oplossing dus.

Om de goede oplossing te kiezen moet je een degelijke probleemanalyse uitvoeren. Als je daar hulp bij wil (of als je manieren zoekt om je opdrachtgever te overtuigen) neem dan even contact met me op.

4 Is er een slimmere manier om het project uit te voeren?

Vaak zijn er verschillende manieren om een project uit te voeren. De ene manier levert betere kwaliteit, maar kost ook veel meer tijd en geld. De andere manier levert misschien een 6 of een 7 op, maar is wel veel sneller klaar. Maak niet de fout om hier zelf keuzes te maken, maar vraag de opdrachtgever wat hij wil.

5 Maak eerst de planning, dan de begroting en schrijf dan de tekst uit

Want als blijkt dat het project te lang gaat duren of te duur wordt moet je de aanpak wijzigen. En dan kan je het hele projectplan aanpassen. Niet slim. Dus eerst de activiteiten verzinnen, de planning maken en de begroting opstellen voordat je het hele plan uitschrijft.

6 Vergeet de projectomgeving niet

Nogal wat projecten halen de eindstreep niet of hebben grote overschrijdingen door verzet uit de omgeving. Voordat je een heel projectplan maakt kan je dus beter eerst een omgevingsanalyse uitvoeren. Dan kan je de aanpak aanpassen aan mogelijke weerstand.

7 Projectplan maken: schrijf niet voor jezelf, maar voor de opdrachtgever

Ik heb in mijn leven al veel projectplannen gelezen. Veel plannen zijn te dik en te lang. Kijk voordat je gaat schrijven goed naar de communicatiestijl van jouw opdrachtgever:

  • is het iemand van de details of meer van de hoofdlijnen?
  • wat zijn de zaken die de opdrachtgever vooral uitgewerkt wil zien?
  • is de opdrachtgever geïnteresseerd in al jouw kennis of wil die vooral een oplossing voor het probleem?

En als je toch een uitgebreider projectplan moet maken: zorg dan in ieder geval voor een samenvatting voor de opdrachtgever.opdrachtgever---opdrachtnemer-1
Terug naar de hoofdpagina Projectplan

Terug naar de hoofdpagina Kennisbank Projecten