Navigation

Wat staat er in een goed beslisdocument?

Je probeert als projectleider zoveel mogelijk zelf op te lossen.

Maar altijd komt er een moment waarop je bedenkt: “Dit kan ik niet meer zelf beslissen”.

Sommigen lopen voor ieder wissewasje terug naar de opdrachtgever. Dat vinden ze meestal niet leuk.

Anderen lopen te weinig.besluiten-projecten

Dat vinden sommige opdrachtgevers ook niet leuk.

Het spel is te weten welke ruimte je bij jouw opdrachtgever krijgt. Hoe je daar achter komt – daarover praat ik graag een andere keer met je.

 

Aan het einde van iedere projectfase zet de projectleider/de opdrachtnemer alle besluiten die moeten worden genomen op een rij.

 

De kern van een goed beslisdocument zijn de beslispunten.

Die moet je zo formuleren dat je een besluit krijgt.

Anders wordt je teruggestuurd.

Voor meer informatie. Een aangepast voorstel. Of erger nog: meer onderzoek en cijfers.

Van het kastje naar de muur.

Projectleiders kunnen daar graag over klagen.

Niet doen.

Je verzwakt jezelf.

Beter kan je de volgende keer je beslisdocument aanpassen aan de bijzonderheden van jouw opdrachtgever.

Een project betekent tussentijds kiezen zodat het aan het einde niet uit de hand loopt

Het voordeel van projectmatig werken is dat de opdrachtgever aan het einde van iedere fase een bewuste keuze maakt:

Gaat het project verder of niet?

En als we verder gaan: hoe precies?

 

Besluiten is ook spannend voor een opdrachtgever

Maar dat is toch de taak van opdrachtgevers? Besluiten nemen?

 

Opdrachtgevers zijn net gewone mensen.

Voor ons mensen is het niet altijd makkelijk om een besluit te nemen.

Want kiezen betekent dat je niets anders met je geld kan doen.

En verantwoordelijkheid. Brrr.

Wat nou als je verkeerd kiest?

 opdrachtgever-07

En net als alle mensen kiezen opdrachtgevers emotioneel en onderbouwen ze die eerste keuze met rationele argumenten.

 

De projectleider moet de Opdracht helpen om te besluiten

Daarom moet je als projectleider de opdrachtgever in ieder geval voldoende informatie geven.

Dat is niet voor iedere opdrachtgever voldoende.

Maar zonder informatie wordt er meestal helemaal geen besluit genomen.

In andere blogs zullen we verder ingaan op de manier waarop we de opdrachtgever over de streep kunnen trekken.

Wat is dan de inhoud van een goed beslisdocument?

  1. Beslispunten (welke besluiten moet de opdrachtgever nemen?)
  2. Het doel en resultaat van het hele project (SMART)
  3. Het resultaat dat er in deze fase is gehaald
  4. De belangrijkste gebeurtenissen (beknopt)
  5. De belangrijkste keuzes in deze fase
  6. Het resultaat van de volgende fase (SMART)
  7. De belangrijkste activiteiten (beknopt)
  8. De stand van zaken en afwijkingen voor de planning, het budget en de kwaliteit
  9. Risico’s voor de volgende fase
  10. De genomen besluiten (in te vullen na het overleg met de opdrachtgever).

Doseren informatie in het beslisdocument

Het is zaak om de hoeveelheid informatie goed te doseren.

besluiten-projecten-6Geef je te weinig informatie, dan komen er veel vragen, soms wantrouwen en vaak geen besluit.

Geef je teveel informatie: dan ziet men door de bomen het bos niet meer.

De opdrachtgever wordt onzeker. En neemt daardoor geen besluit.

 

In de training Snel projectdocumenten schrijven leer ik je hoe je in een halve tot maximaal een hele dag een goed projectdocument schrijft.

Laat wat van je horen

*