Inspraak – helpt het project!

Inspraak definitie

Inspraak betekent dat we betrokkenen mee laten praten over een besluit dat genomen wordt. Dit in de hoop dat men het besluit begrijpt. En nog beter: het er mee eens is. Dat is waarom de wetgever inspraak in een aantal wetten verplicht heeft gesteld. De overheid moet zijn best doen om een plan te maken waar iedereen beter van wordt.

Hoe zou je het zelf vinden als er een zendmast naast je achtertuin wordt geplaatst? Of een windmolen? OF stel je voor dat er een spoorlijn op 40 meter van je huis komt lopen?

Begrip is dus niet altijd te organiseren. Wat je wel kan doen is zorgen dat er zoveel mogelijk mensen rondom jouw project wel begrijpen waarom je dit voorstel hebt gedaan. Misschien worden de tegenstanders daar niet door overtuigd, maar de beslissers wel.

De belangrijkste vraag voor de projectleider blijft immers: hoe kunnen we de beslisser een goed besluit laten nemen?

Tips voor een efficiënte inspraak

1. Zorg voor een duidelijke procedure
   Maak een schema of een tabel. In welke fase en in welke maand is inspraak gewenst? Wees voorspelbaar en zorg voor juiste verwachtingen.
2. Maak duidelijk op welk moment er mag worden meegepraat en waarover (niet)
   Ook hier kan een eenvoudig overzicht helpen. Ik heb projectleiders gezienDeze afspraken maak je het beste wanneer iedereen nog redelijk is. Aan het begin van het traject voordat iedereen ongerust of boos is.
3. Kies een effectieve werkvorm
   Inspraak kan traditioneel schriftelijk of in een zaaltje in theateropstelling. Maar er zijn veel mogelijkheden om een inspraakproces luchtiger en speelser te organiseren. Van informatiemarkt tot ontwerp-workshop. Daardoor blijven de emoties beter hanteerbaar. En wordt de kans groter dat inspraak iets oplevert waar je wat aan hebt. Hier kan je een lijst van werkvormen voor inspraak downloaden.
4. Gebruik een onafhankelijke voorzitter
   Veel projectleiders merken dat het lastig is om tegelijk een zaal te begeleiden en een project te verdedigen. Zorg dat de rollen niet door elkaar gaan lopen. Argumenten geven is een andere rol dan een zaal kalmeren. Je kan mij bellen, ik doe dit vaker, maar er zijn ook vele anderen die dit kunnen.
5. Beperk het aantal opties waarover gesproken kan worden
   De menselijke geest is niet gebouwd op het vergelijken van veel verschillende mogelijkheden. Dat hadden we niet nodig om in de oertijd te kunnen overleven. Beperkt daarom het aantal opties dat je bespreekt. Bijvoorbeeld één hoofdvariant en één of maximaal twee alternatieven. Dit scheelt veel tijd en je geeft geen valse hoop.Projectleiders die wel met succes veel opties bespraken, gebruikten deze methode om iedereen te te laten begrijpen dat er maar één of twee reële mogelijkheden waren. Maar zij hielden wel vaak last van fanatasie-opties die nog lang bleven rondzingen. Het is daarom belangrijk om de tijd te nemen om aan een kerngroep van belanghebbenden uitgebreid uit te leggen waarom je voor een bepaalde optie hebt gekozen. Als je verhaal klopt kan dit veel verzet, vertraging en dus tijdverlies schelen.
6. Wees blij met kritische reacties
   Geen enkel project krijgt alleen maar applaus. Door de inspraakronde wordt duidelijk wat de belangrijkste kritiek is. Je kunt dan compenserende maatregelen nemen. Of je kan tegenargumenten verzinnen. Of extra onderzoek doen. Als je de inspraakronde goed gebruikt sta je sterker bij de definitieve besluitvorming. Effectieve projectleiders peilen dus al vroeg tijdens het project de stemming onder belanghebbenden
7. Probeer een oplossing te vinden voor echte problemen of pas het plan hierop aan
   Een bedrijf kan de hoofdingang drie maanden niet gebruiken omdat jouw project de alle riolering in de hele wijk tegelijk wil vervangen. Webshops willen jouw product niet verkopen omdat de voorinvestering te groot is. Dit zijn reële problemen. Graaf je niet in omdat je al zo lang aan je project gewerkt hebt. Omdat je haast hebt. Of omdat je denkt dat er geen oplossing is. Laat de critici maar meedenken. Pas je plan aan of neem compenserende maatregelen.
8. Houd je als een echte perfectionist aan jouw afspraken
   Veel projecten doen niet wat ze beloven. Belanghebbenden weten dat en kunnen tegelijk niet goed inschatten uit welk hout jij gesneden bent. Ze baseren hun oordeel dus op de paar dingen die ze wel kunnen zien: jouw uiterlijk, hoe serieus je met vragen en kritiek omgaat. En of jij je aan je afspraken houdt. Wanneer je uiterst punctueel ben zal men concluderen dat je voor de rest ook te vertrouwen bent.

Terug naar de hoofdpagina Besluitvorming

Terug naar de pagina Kennisbank Projecten