Balkenplanning: definitie
Een balkenplanning is een naam voor een projectplanning waarbij de activiteiten als horizontale balken in een kalender zijn geplaatst.
Balkenplanning: voorbeeld
Als voorbeeld gebruik ik het realiseren van een nieuw call center. We hebben alle activiteiten bepaald en in de goede volgorde geplaatst. Door het maken van een netwerkplanning weten we de minimale doorlooptijd van ons project. Ook weten we nu welke activiteiten echt niet mogen uitlopen. Anders vertraagt het hele project.
We gaan nu deze activiteiten in een kalender plaatsen.
Dit overzicht noemen we een balkenplanning. Zo’n balkenplanning kan je makkelijk zelf maken in Excel. Voor ingewikkelde projecten adviseer ik je specialistische software te gebruiken.
Balkenplanning : meer informatie
De activiteiten (balken) krijgen ook een kleur:
- activiteiten die je nog moet uitvoeren zijn bijvoorbeeld wit
- activiteiten die al klaar zijn maak je zwart
- activiteiten die nog bezig zijn maak je grijs.
Balkenplanning: standlijn
Je werkt de projectplanning altijd bij wanneer je verantwoording aflegt aan je opdrachtgever. Bijvoorbeeld in een beslisdocument dat je opstelt aan het einde van een fase. Maar dat kan ook bij een tussentijdse rapportage zijn. Om duidelijk te maken waar je je nu in het project bevindt trek je een verticale lijn bij het moment van nu. Zo kunnen zowel de opdrachtgever als de projectleider in één oogopslag zien of het project voor of achterloopt op schema.
Mijlpalen zichtbaar maken
In je balkenplanning kan je ook mijlpalen (of beslismomenten) zichtbaar maken. Dit zijn de momenten waarop de opdrachtgever beslist of het project naar wens verloopt of dat het moet worden bijgestuurd. De opdrachtgever kan zelfs beslissen om het project op dat moment stil te leggen. Mijlpalen zijn dus belangrijke momenten. Je kan ze in de balkenplanning op verschillende manieren zichtbaar maken:
- door deze activiteit een andere kleur te geven
- met een symbool (bijvoorbeeld een driehoekje)
Hoe maak je een balkenplanning?
- Brainstorm over alle activiteiten (dat heb je al gedaan toen je de fasering van je project hebt gemaakt)
- Kijk welke activiteiten na elkaar moeten plaatsvinden en welke gelijk op kunnen lopen
- Neem de startdatum van de eerste activiteit. Bekijk hoeveel tijd er nodig is om deze activiteit uit te voeren (bijvoorbeeld 16 uur) en hoeveel tijd er verstrijkt voordat de activiteit is afgerond (bijvoorbeeld een week omdat je moet wachten tot het resultaat is uitgehard). Je hebt dan zowel de uren die nodig zijn voor deze activiteit als de eindtijd
- Vul deze activiteit in op een schema zoals bij het voorbeeld. Je kan ook een planningstool gebruiken, zoals een plug-in voor excel
- herhaal stap 3 en 4 totdat je alle activiteiten in de planning hebt gezet
- Wanneer je handig bent met de computer kan je een pijl trekken van de eerste activiteit naar de volgende die kan starten als activiteit 1 klaar is (en zo verder). Je geeft dan visueel aan hoe de verschillende activiteiten van elkaar afhankelijk zijn.
Kan ik je helpen met een gratis voorbeeld?
Om jou te helpen met je project heb ik hier een voorbeeld van een balkenplanning voor jou. Je kan zowel een excelversie als een pdf downloaden.
