Een project planning afdwingen is een wensdroom van menig opdrachtgever. Regelmatig krijg ik daarom de vraag van interne opdrachtgevers, maar ook van projectleiders: hoe kan ik ervoor zorgen dat het project binnen de planning gereed is?
Niemand zegt het zo – maar eigenlijk hoopt diegene dat er een manier is waarop je alsnog kan afdwingen dat de planning gehaald wordt. Niemand vind het leuk om het slechte nieuws aan hun meerdere te brengen.
Ik ga er vanuit dat je niet in je hangmat hebt liggen luieren, maar dat er een goede reden is die maakt dat je project vertraagt.
Zorg dat er een project planning is!
Maak er één als projectleider. Vraag ernaar als opdrachtgever. Ik blijf me verbazen. Ik wordt te hulp geroepen bij een project dat niet goed loopt. Mijn eerste vragen? Wat moet het resultaat zijn? Mag ik de begroting zien? Mag ik de projectplanning zien? Waar is het Plan van Aanpak. Bij problematische projecten ontbreekt vaak de planning – of niemand kijkt er op.
Om een project planning te kunnen afdwingen heb je macht nodig
Macht wil in dit geval zeggen dat je de gang van het project zo kan veranderen dat de planning toch gehaald wordt. Macht kan gebaseerd zijn op verschillende zaken.
- positie: je bent in staat om zaken te veranderen
- middelen (vaak geld): je kan beslissen om extra menskracht in te zetten en alsnog de planning te halen
- kennis: je weet iets waardoor je het project sneller kan laten verlopen
- persoonlijkheid: door wie je bent en hoe je met anderen communiceert maakt dat je de belemmeringen kan opheffen
Geen enkele opdrachtgever heeft alles onder controle
Wie zelf teveel onder druk staat of wie teveel films kijkt kan de neiging krijgen om een projectleider of de teamleden onder druk te zetten: “Zorg maar dat je het voor elkaar krijgt.” Het idee is dat extra druk het projectteam aan zal zetten tot extra inspanningen zodat het de problemen alsnog zal oplossen.
Niet doen als opdrachtgever/projectleider: ongenuanceerd druk zetten
Wanneer het een projectteam niet lukt om de project planning te halen komt dat door twee zaken:
- er zijn objectieve zaken/obstakels die het projectteam zelf niet kan oplossenVoorbeeld:
de rechtbank is het eens met het bezwaar van een belanghebbende en geeft de opdracht om een deel van het project over te doen. Dit is een echte belemmering die je niet met een andere manier van kijken ongedaan kan maken.
- het projectteam heeft belemmerende gedachtenVoorbeeld:
Een projectteam denkt te weinig tijd te hebben om 200 dossiers te controleren. Door een planning te maken, over te werken, hulp in te roepen en de controle te vereenvoudigen door eenmalig van voorschriften af te wijken die voor dit project niet belangrijk zijn lukt het toch de planning te halen.
In beide gevallen helpt het niet om een projectteam onder druk te zetten. Het is zaak om ze vooruit te helpen.
Wel doen: opdrachtnemer helpen door goede vragen te stellen
Stel vragen die het projectteam op ideeën te brengen. Zodat het projectteam kan ontdekken of er een echt, objectief probleem is of een belemmerend idee. In beide gevallen geldt: vliegen vang je met stroop, niet met azijn. Oefen liever geen druk uit, maar stel de goede vragen over project planning:
Vragen in het geval van obstakels
- Wat is het echte probleem?
- Wat heb je gedaan om de obstakels op te ruimen?
- Wie heeft dit probleem vaker gehad en kan goede ideeën hebben?
- Wat kan ik als opdrachtgever doen om deze obstakels op te ruimen?
- Wat heb je al gedaan om te versnellen?
- Is het mogelijk om andere onderdelen van het project te versnellen?
Vragen in het geval van belemmerende gedachten
- Klopt het wel dat dit een belemmering is?
- Heeft niemand eerder dit probleem opgelost?
- Wat zou er gebeuren wanneer het probleem op mysterieuze wijze zou zijn opgelost?
- Wat zou iemand doen die niet wordt afgerekend op het resultaat, kwaliteit, planning en budget?
- Zou dit ook een probleem zijn als ik voldoende geld had?
- Helpt het idee dat dit een belemmering is mij om het probleem op te lossen?
Niet doen als projectleider/medewerker: direct gaan roepen dat het niet kan
Wanneer een opdrachtgever of projectleider twijfelt aan de reden voor vertraging is het slechtste wat je kan doen is direct roepen dat het halen van de planning niet mogelijk is.
Ga er van uit dat de je opdrachtgevers ook weer mensen boven hen hebben die druk op hen uitoefenen. Voordat ze instemmen met vertraging moeten ze zelf overtuigd raken dat er geen andere mogelijkheid is dan de project planning aanpassen. En daar is maar één oplossing voor: hen opnieuw, rustig en op hoofdlijnen uitleggen wat het probleem is.
Ga er vanuit dat opdrachtgevers weinig weten
Leg in Jip en Janneke taal uit waarom er vertraging is. Geef hen een aantal overtuigende voorbeelden die ze op andere plaatsen makkelijk kunnen vertellen. Vertel aan welke mogelijkheden je gedacht hebt om de vertraging op te lossen. Vertel daarbij ook kort wat de belangrijkste voor- en nadelen zijn. Mocht je opdrachtgever dat in het aller slechtste geval toch niet accepteren: werk dan verder, maar leg voortdurend vast wat je doet en waarom het niet werkt.
Terug naar de hoofdpagina planning project