De voortgang van je project bewaken
De meest eenvoudige manier om je project op de rit te houden is door de voortgang regelmatig te bekijken. Is het zo eenvoudig? Voor een groot deel van de projecten wel. Ik vind het opvallend hoeveel projectleiders tijdens de rit niet in de gaten hebben dat ze van hun planning afwijken. En dat is het begin van alle problemen.
Zo eenvoudig kan het toch niet zijn?
Mijn cursisten reageren vaak wat ongelovig wanneer ik ze vertel dat het vooral een zaak is van vinger aan de pols houden. Maar zoals wel vaker is het vooral een probleem van aandacht en discipline.
Controleer de planning project regelmatig – in ieder geval eens per maand
Hoe vaak moet je dit doen? Dat hangt een beetje van je project af. Bij een project dat 2 maanden duurt hoef je niet iedere 3 dagen de planning te controleren. Bij wat grotere projecten is het verstandig om dat iedere 2 weken tot 1x per maand te doen.
Geef aan het einde van iedere projectfase aan of je nog op schema ligt
Je moet in ieder geval altijd aan het einde van een projectfase in het beslisdocument aangeven. Je laat daar de oorspronkelijke planning zien én je geeft aan hoe de uitvoering feitelijk is verlopen. Het kan immers ook zijn dat je sneller bent gegaan dan je in het Plan van aanpak hebt aangegeven.
Echte problemen oplossen die voor vertraging zorgen
Natuurlijk los je daar nooit alle problemen mee op. Er zijn zaken die je planning overhoop gooien waar meer voor nodig is. Lees daarover meer hier. Maar het zal je verbazen hoeveel je nog makkelijk kan oplossen wanneer je het maar tijdig in de gaten hebt.
Rapporteer tijdig aan je opdrachtgever
En bedenk: wanneer je op tijd een afwijking ziet, is het probleem nog maar klein en hoef je maar een klein beetje bij te sturen. Je opdrachtgever kan je dan ook veel makkelijker helpen.
Wacht je te lang, dan is het probleem veel groter geworden. Dan kan het probleem alleen nog met veel geld of niet meer worden opgelost. Niet alle problemen lossen zichzelf op. Het heeft weinig zin je kop in het zand te steken. Rapporteer belangrijke afwijkingen daarom al in een vroeg stadium aan de opdrachtgever.
Terug naar de hoofdpagina Projectplanning
Terug naar de hoofdpagina Kennisbank projecten