Een projectplanning is onmisbaar. Je begrijpt soms niet waarom belangrijke projecten starten zonder goede planning. En dat terwijl het maken van een goede projectplanning niet moeilijk is. Daarom nog maar een keer de voordelen op een rij:
Projectplanning : wat zijn de voordelen?
- Je begrijpt je project beter
- Je weet waar je wel en geen vertraging mag oplopen
- Je boekt (sneller) resultaat: het project is eerder klaar
- Je weet beter wat de gevolgen zijn van onverwachte ontwikkelingen
- Je hebt (het gevoel van) overzicht en controle
- Je oogt met een projectplanning professioneel in de ogen van de opdrachtgever
Wie niet weet waar hij naar toe wil komt daar ook niet aan
Voel je het verschil tussen: “Ga op reis” en “Zorg dat je vanavond om 19.00 uur in Rotterdam bent”? Met een concrete projectplanning ben je meer gefocust en is de kans daarmee een stuk groter geworden dat jouw project zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd. Langjarig onderzoek in de Verenigde Staten laat zien dat mensen die hun levensdoelen duidelijk hadden en letterlijk opschreven die ook veel vaker voor elkaar wisten te krijgen.
De boer kan niet oogsten vóórdat hij gezaaid heeft
Op school was het mogelijk om met een avond of een weekend hard leren je achterstand van weken of soms zelfs maanden in te halen. In het echte leven lukt dat vaak veel minder goed. Net zoals een boer het ploegen en het zaaien niet kan overslaan om te kunnen oogsten. En als het wel zou werken zou toch niemand een projectplanning maken?
Go slow to go fast
Je zal van te voren de stappen in jouw project moeten plannen. Zo eenvoudig is dat. Anders lukt het niet om een resultaat met de bedoelde kwaliteit binnen budget en op tijd te kunnen maken. Daardoor begrijp je jouw project beter en kan je het beter sturen. Alleen al het plannen vergroot de kans op succes met 50%.
Deze tijdsinvestering is voor normale projecten vaak niet meer dan een paar uur. Die tijd win je makkelijk terug later in je project. Go slow to go fast.
Wie geen tijd heeft om te plannen maakt later tijd om schade op te ruimen
Want als je aan de voorkant jouw project niet goed doordenkt en organiseert, zal je later in de problemen komen. En dan zit er niets anders op dan de schade te repareren. Achteraf blijkt altijd weer dat al die reparatieacties veel meer tijd hebben gekost dan een middag een goede planning maken.
Waarom starten zoveel projecten zonder goede planning?
Wat zijn de redenen die projectleiders het meeste noemen?
- ik vind plannen niet leuk
- Vraag om hulp – samen is altijd makkelijker dan alleen
- Snel aan de slag betekent snel resultaat
- de opdrachtgever wil dat ik direct aan de slag ga
Wat de opdrachtgever wil is het eindresultaat, met voldoende kwaliteit binnen budget en binnen de totale planning. Door iets beter te plannen krijgt hij wat hij wil. Trap daarom niet in deze valkuilen en gebruik de eenvoudige planningstechnieken.