Programma van Eisen veranderen om verschillende redenen
Tijdens een project kunnen de eisen veranderen. Soms ontdekt de opdrachtgever wat hij echt wil wanneer het resultaat steeds duidelijker begint te worden. Alsof er tijdens de ontwerpfase een soort mist optrekt en de echte wensen boven komen drijven.
Soms ontdekt een opdrachtgever (of een projectteam!) tot zijn schrik dat er cruciale wensen vergeten zijn. Vaak liggen die zo voor de hand dat niemand er aan gedacht heeft. Om dit te voorkomen kan je het beste de hulp inroepen van een buitenstaander. Iemand die niets weet van de manier waarop jullie je werk normaal doen. Dat kan iemand van een andere afdeling zijn. Of een adviseur.
Tenslotte zijn er de opdrachtgevers die wat chaotisch lijken te opereren en wensen en eisen niet echt doordenken. Ze hebben altijd tijd te weinig. Daardoor moeten ze later allerlei problemen oplossen waardoor ze het nog drukker krijgen.
Theorie: tussentijds wijzigen van eisen moet je voorkomen
Wanneer eisen wijzigen zal je vaak een deel van het werk opnieuw moeten doen. Het ontwerp moet worden aangepast. Misschien moet je ook andere voorbereidingen treffen. Het project kan vertragen en mogelijk ook duurder worden. Beginnende projectleiders denken daarom vaak dat de wensen/eisen na de definitiefase niet meer kunnen worden aangepast.
Praktijk: tussentijds wijzigen van eisen is niet altijd te vermijden
Om allerlei legitieme redenen:
- externe partijen leggen (nieuwe) wensen/eisen op
- wet-/regelgeving veranderen tijdens het project
- bij nieuwe technieken kan je pas ontdekken wat wel en niet werkt wanneer deze zijn ontwikkeld.
Waar het om gaat is dat de opdrachtgever verantwoordelijkheid neemt en de aangepaste planning en de begroting accepteert.
Praktijk: tussentijds wijzigen van eisen is soms verstandig
Ook hier kunnen er allerlei verstandige redenen zijn om het programma van eisen te wijzigen:
- gebruikers of belanghebbenden komen met goede ideeën
- tijdens de ontwerp- of de realisatiefase blijkt dat de oorspronkelijke wensen/eisen gewoon niet haalbaar zijn
- door een (kleine) aanpassing van de wensen/eisen wordt het project goedkoper
- door een aanpassing is het project sneller gereed
- door een wijziging ontstaat er draagvlak.
Stappenplan bij aanpassing van de eisen
Wanneer de wensen/eisen van het programma van eisen tussentijds wijzigen moet je als projectleider het volgende doen:
- controleer of deze nieuwe wensen/eisen binnen het Programma van Eisen vallen
- controleer of deze nieuwe wensen/eisen leiden tot het overschrijden van de planning
- controleer of deze nieuwe wensen/eisen leiden tot andere uitgaven
- maak een aangepaste planning en een aangepaste projectbegroting
- maak een korte notitie waarin je uitlegt:
a. waar deze wensen/eisen vandaan komen
b. of ze noodzakelijk zijn om het resultaat op te leveren
c. wat de gevolgen zijn voor de projectplanning
d. wat de gevolgen zijn voor de projectbegroting
e. wat de gevolgen zijn voor de kwaliteit van het resultaat. - vraag aan de opdrachtgever om deze planning en projectbegroting goed te keuren.
Terug naar de hoofdpagina Programma van Eisen
Terug naar de pagina Kennisbank Projecten