Soms is het lastig om bepaalde onderdelen van het project in geld uit te drukken.
1. Begroting maken? Vraag een offerte aan
Stel dat iemand anders dit werk voor je moet doen. Welk bedrag zou zij hiervoor vragen?
Wil je zeker zijn? Vraag dan meerdere offertes. Je kan deze partijen ook een vergoeding voor deze offertes geven – zeker wanneer je niet zeker weet dat je daarna ook een opdracht gaat verstrekken. Dan hou je het netjes voor iedereen. En partijen zijn ook in de toekomst bereid om een prijsopgave te geven.
2. Vraag hulp bij ervaringsdeskundigen
Er zijn altijd anderen die vergelijkbare projecten hebben uitgevoerd. Ga wel na of de omstandigheden vergelijkbaar waren. Een andere situatie (lastiger omgeving, eenvoudiger wetgeving, een andere economie) kan de kosten fors beïnvloeden. Denk hieraan bij een begroting maken.
3. Gebruik ervaringscijfers van andere projecten
Om de een begroting op te stellen kan je gebruik maken van vergelijkbare projecten:
- vergelijkbare projecten in jouw organisatie
- vergelijkbare projecten bij andere organisaties
Het is wel belangrijk om te onderzoeken in welke mate deze projecten met jouw project vergeleken kunnen worden:
- project is geheel gelijk aan jouw project (je kan dan het hele projectbudget overnemen en aanpassen)
- het project is niet goed te vergelijken, maar er zijn wel vergelijkbare onderdelen (je kan onderdelen van het projectbudget overnemen en aanpassen)
4. Gebruik benchmarkgegevens bij het begroting maken
Sommige organisaties hebben een databank met kengetallen. Wanneer jouw organisatie vaak projecten uitvoert die veel geld kosten kan je ook voorstellen om zo’n databank op te zetten. Dat kan met gespecialiseerde software, maar ook met een eenvoudige excel spreadsheet. Dat scheelt veel tijd wanneer bij een begroting opstellen. Denk bijvoorbeeld aan:
- uitbaggeren van 50 meter sloot met standaardmaat (bedragen voor bijvoorbeeld 1 meter breed, 3 meter breed etc.)
- inhuur van 1 handhaver voor de controle van uitkeringen
- aanleg van een brug met standaardmaten
5. Activiteiten het aantal uren keer het uurtarief
Wanneer je de kosten van projectactiviteiten moet schatten doe je het volgende:
- schat per activiteit in het project in hoeveel uren het uitvoeren ervan kost
- vermenigvuldig het aantal uren met het uurtarief
Bij het begroting maken komt vaak de vraag naar boven of je al deze uren ook in rekening moet brengen. Soms wel – soms niet:
- in commerciële organisaties moeten de eigen uren meestal wel worden meegerekend om de werkelijke kostprijs van het projectresultaat te kunnen berekenen
- bij not-for-profit-organisaties (overheden, scholen, enz.) blijven de eigen uren meestal buiten de projectbegroting.
6. Producten en Diensten: vraag meerdere offertes aan
Vraag meerdere offertes aan, wanneer je in je project bepaalde diensten (bv communicatie-advies of inzet van een accountant) nodig hebt. Bij producten is het meestal makkelijker: de meeste bedrijven hebben wel een prijslijst voor kant en klare producten. Vergeet nooit korting te vragen.
7. Besluitvorming: schat het aantal uren en vermenigvuldig dit met 2
Besluitvorming kost veel tijd. En projectleiders onderschatten altijd hoeveel. Dus neem een ruime marge bij het maken van jouw projectbegroting.
Terug naar hoofpagina projectbegroting
Terug naar Kennisbank projecten