Begroting: voorbeeld en format

Voor een eenvoudige project begroting kan je dit format gebruiken. Voor zeer grote en complexe projecten is gespecialiseerde software beschikbaar. In grote lijnen komt het echter altijd op het volgende neer: Inkomsten (projectbudget) en uitgaven moeten in evenwicht zijn.

1. Totale projectbudget

Als projectleider krijg je altijd een budget mee. Dit is de basis voor jouw begroting. Het is het bedrag dat je beschikbaar krijgt om het resultaat te maken. Soms krijg je een bedrag voor het hele project. In andere situaties krijg je een bedrag voor bepaalde fases en moet je daarna geld vragen voor de rest van het project.

2. Het onderdeel begroting bestaat uit de volgende onderdelen

activiteiten: dit zijn alle activiteiten die in je project worden uitgevoerd. Per activiteit bepaal je wat de kosten zijn. Zo kan je direct het effect op je hele begroting zien wanneer je activiteiten schrapt, toevoegt of hier extra;s uitvoert
wie: hier vul je in wie deze activiteit uitvoert. Je weet dan gelijk of voor deze uren geld in rekening moet worden gebracht of niet. Wanneer je wil weten hoeveel geld je aan een bepaalde externe partij gaat besteden kan je selecteren op de naam van deze partij
bedrag: hier vul je het bedrag in dat materiaal, een bepaald product etc. kost. Vraag offertes op of onderzoek wat de kosten waren bij vergelijkbare projecten. Bekijk wel of de omstandigheden in dat project hetzelfde waren als bij jouw project. Want dat kan invloed hebben op het bedrag dat je moet betalen
uurtarief: Bij veel projecten zijn de ingehuurde uren een grote kostenpost. Wanneer je mensen inhuurt neem je hier het bedrag in dat je per uur moet betalen
aantal uren: hier vul je in hoeveel uren je de externe persoon denkt nodig te hebben. Je kan dit aan de deskundige zelf vragen. Vraag altijd om meerdere offertes en vertel de ander dat je dat gaat doen. Je kan ook nagaan hoeveel uren in vergelijkbare projecten nodig waren
btw: een bedrijf moet altijd de btw betalen, maar kan deze later ook weer aftrekken bij de belastingdienst of doorberekenen aan de klant. Overheden hoeven in bepaalde gevallen geen btw te betalen. De afdeling financiën weet meestal wel wanneer dit het geval is
totaal: hier vindt je de totale kosten per activiteit

3. De uitgaven hou je aan de rechterkant van het overzicht bij

betaald: hou vul je per activiteit op je begroting in welke rekeningen je voor jouw project al hebt betaald
verplichtingen: hier vul je de kosten in waarvoor je wel al akkoord hebt gegeven, maar waarvoor je de rekening nog niet hebt betaald
nog te verwachten: hier vul je de kosten in die je nog niet hebt betaald en waarvoor je je nog niet hebt vastgelegd, maar waarvan je zeker weet dat ze er nog aankomen
totale uitgaven: hier zie je het bedrag dat je voor deze activiteit in totaal denkt te gaan uitgeven
vrije ruimte: hier vul je het verschil in tussen de totale begrote kosten en de totale verwachte uitgaven
hier zie je hoeveel geld je voor deze activiteit overhoudt of juist tekort komt. Als je geld overhoudt kan je dat gebruiken voor één van de andere activiteiten die mogelijk een tekort heeft. Anders kan het budget vrijgegeven worden voor de opdrachtgever, die het dan elders kan gebruiken.

4. Voorzie de begroting van informatie voor gebruik en archivering

laatst aangepast: vul bovenaan het overzicht in op welke datum je dit voor het laatst hebt aangepast. Dat helpt je wanneer je niet zeker weet welke betalingen je nog wel en niet hebt doorgevoerd.
geef de begroting een titel: waar gaat deze begroting over?
Neem een paginanummer op
Geef versienummers aan.

5. Verschil tussen budget en uitgaven

Tenslotte zorg je dat altijd duidelijk is wat het verschil tussen de begrote en de werkelijke uitgaven is. Zo kan je snel zien of je nog op het goede spoor zit of dat je het project moet bijsturen.