Exploitatiebegroting: definitie
Het is een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het projectresultaat over een bepaalde periode. Het voorspelt welke inkomsten en uitgaven er zullen zijn wanneer je het resultaat van jouw product in gebruik neemt. Dit is belangrijke informatie voor de opdrachtgever en voor gebruikers. Het exploitatieoverzicht bevat dus NIET de kosten van jouw project. Die staan in de projectbegroting.
Exploitatiebegroting: voorbeeld
Stel jouw resultaat is een computersysteem dat managers van mkb-bedrijven kunnen gebruiken om hun personeelsadministratie te automatiseren. Het is een webbased systeem. Gebruikers installeren dus geen software, maar vullen hun informatie in op een website.
Het is voor jouw opdrachtgever belangrijk om te weten hoeveel geld dit systeem kan gaan opleveren. Volg de onderstaande zes stappen om een exploitatiebegroting op te stellen.
Stap 1: Verzamel alle uitgaven wanneer het resultaat in gebruik is
Brainstorm over alle verschillende kosten die het gebruik van jouw resultaat met zich mee zal brengen. Interview een expert of een ervaringsdeskundige als je meer zekerheid zoekt.
Denk bijvoorbeeld aan zaken als:
- personeelskosten
- grondstoffen
- energiekosten
- belastingen of vergunningen
- onderhoudskosten
- verzekeringspremies
- afschrijving
- rentekosten (bijvoorbeeld wanneer je een lening moet afbetalen die je voor je project nodig had)
Maak een tabel, bijvoorbeeld in excel, waarin je per kostensoort (personeel, energie, grondstoffen etc.) jaar de kosten op een rij zet. Schat hoe hoog de kosten ieder jaar zullen zijn.
Let op: Zijn de kosten voor ieder jaar constant?
- dalen ze (zoals bepaalde afschrijvingen)
- stijgen ze (zoals veel prijzen jaarlijks stijgen door inflatie? Met een euro van vandaag kan je volgend jaar gemiddeld 2% minder kopen. Kan je de prijzen jaarlijks ook met 2% verhogen?).
Stap 2: Verzamel alle inkomsten die het resultaat zal opleveren
Op dezelfde manier brainstorm je over alle inkomsten die het gebruik van het resultaat zal opleveren. Ik heb een overzicht gemaakt van de verschillende manieren waarop het projectresultaat geld op kan leveren en hoe je dat uitrekent.
Ook de inkomsten zet je weer in een tabel. Verwacht je dat de Meestal moet je bij de inkomsten meer schattingen doen dan bij de uitgaven. Dat is normaal.
Stap 3: Welke inkomsten zijn nodig om de kosten te dekken?
Vergelijk de kosten en de inkomsten die je in stap 1 en 2 hebt gevonden. Zijn de inkomsten hoog genoeg om de jaarlijkse kosten te dekken? Zo nee, dan zal er op de één of andere manier geld bij moeten. Dat kan door meer inkomsten te zoeken, maar ook door een jaarlijkse bijdrage of subsidie. Het is belangrijk om bij de opdrachtgever na te gaan of zij een resultaat dat meer geld kost dan het oplevert wil accepteren.
Stap 4: Wat is het winstpercentage dat gewenst is?
Mogelijke inkomsten bepalen is nog niet voldoende. Je moet ook weten hoeveel er met het resultaat verdiend moet worden.
In sommige situaties is het voldoende dat de inkomsten voldoende zijn om de kosten te dekken. Bijvoorbeeld wanneer jouw resultaat gebruikt wordt door een overheidsinstelling of een stichting zonder winstdoelstelling.
In andere situaties is het juist wel de bedoeling dat er geld verdiend wordt. De vraag is nu hoeveel. Sommige organisaties willen een winstpercentage van bijvoorbeeld 15%. Dat betekent dat de inkomsten 15% hoger moeten zijn dan de jaarlijkse kosten. Er bestaan geen harde normen voor. In ieder geval zal men meer willen verdienen dan wanneer het geld op een bankrekening staat of in aandelen worden belegd.
En natuurlijk is er altijd de vraag welke prijs concurrenten vragen met soortgelijke producten of diensten. En misschien zijn er wel producten die het resultaat van jouw project kunnen vervangen. Zoals nat-scheren een substituut is voor een scheerapparaat. Je kan dus niet zomaar iedere prijs voor het resultaat van jouw project berekenen.
Stap 5: Zet de bedragen in een overzicht
Nu je alle bedragen verzameld hebt, zet je deze in een net overzicht. De inkomsten bovenaan, de kosten er onder.
Wanneer je echt professioneel wil werken maak je verschillende kolommen waarin je de inkomsten en uitgaven over meerdere jaren in beeld brengt. Zo kan de opdrachtgever zien hoe de exploitatie zich in de tijd ontwikkelt. Er zijn nogal wat producten die pas na enkele jaren geld gaan opleveren.
Onder het overzicht geef je de belangrijkste uitgangspunten en aannames weer. Zo kan iedereen zien waarop jouw exploitatiebegroting gebaseerd is. Bijvoorbeeld:
- de kosten worden lineair afgeschreven
- de schatting is dat de eerste 5 jaar er 10% meer gebruikers per jaar zullen komen
- er zijn in Nederland 40 scheepswerven. We streven naar een marktaandeel van 30%. Dat betekent dat 12 bedrijven onze software de komende 3 jaar zullen kopen
Stap 6: Laat het overzicht controleren door een onafhankelijke partij
Tenslotte laat je het overzicht door een derde partij controleren. Dat kan een onafhankelijke accountant zijn, maar ook de controller of de afdeling financiën. Het stempel dat je zo krijgt vergroot de overtuigingskracht van je exploitatiebegroting. En het maakt de kans dat je een fout gemaakt hebt kleiner. Twee weten altijd meer dan één. Dus zet je ego opzij en leg het resultaat van je harde werken voor aan een buitenstaander.