Uitgaven bijhouden: waarom?
In een project werkt het net als thuis met het huishoudgeld. Als je niet teveel uit wil geven heb je het volgende nodig:
- Een duidelijk budget voor alle verschillende activiteiten
- Een manier om de uitgaven die je doet bij te houden
- Een moment waarop je jouw budget vergelijkt met je uitgaven, zodat je weet of je binnen je budget blijft.
1. Budget voor alle uitgaven
Het budget voor de verschillende uitgaven in je project vindt je in de projectbegroting. Hier vindt je een stappenplan om jouw projectbegroting op te stellen.
2. Registreren van uitgaven
Wanneer de leden van het projectteam uitgaven doen, moeten deze worden vastgelegd. Dat kan in een schriftje, een excelspreadsheet of in een financieel systeem. Maak in het overzicht verschil tussen:
- uitgaven die al gedaan en betaald zijn
- uitgaven die je al gedaan hebt, maar waarvan de rekening nog niet betaald is (verplichtingen)
- uitgaven waarvan je zeker weet dat ze nog zullen komen.
Hoe je de registratie ook doet: zorg dat alle uitgaven tijdig worden vastgelegd. Zo hou je overzicht. Dus geen stapel of schoenendozen vol bonnetjes. Zorg voor de zelfdiscipline om dagelijks of wekelijks je uitgaven vast te leggen. Je voorkomt er veel ellende mee. Ik blijf verbaasd hoeveel professionele projectleiders nog altijd in de problemen komen omdat de kosten veel groter blijken dan het budget ZONDER DAT ZE DAT IN DE GATEN HEBBEN.
3. Vergelijken van budget en uitgaven
Je kan nu het budget en de uitgaven vergelijken. Wanneer de uitgaven, de verplichtingen en de nog verwachte uitgaven lager zijn dan het budget heb je ruimte. Zijn ze groter, dan heb je een probleem. Hier heb ik een aantal tips voor het geval de kosten van jouw project groter zijn dan het budget.
Terug naar hoofdpagina projectbegroting
Terug naar hoofdpagina Kennisbank projecten