Waarom heeft een projectbegroting een post ‘onvoorzien’ nodig?
Onvoorziene kosten – hoe hoog moet deze post zijn? Een project is een unieke opgave. Voor werk dat je iedere week hetzelfde doet heb je geen project nodig. Projecten hebben dus altijd een zekere mate van onzekerheid in zich. En bij onzekerheid hoort ruimte voor onvoorziene uitgaven. Maar opdrachtgevers en financiële afdelingen zitten hier niet altijd op te wachten.
Opdrachtgevers houden niet van onzekerheid
Er zijn nogal wat opdrachtgevers die helemaal niet van onzekerheid houden. Zij worden zelf weer afgerekend en willen dus geen financiële tegenvallers melden. In dat geval geef je duidelijk aan welke aannames je hebt gedaan bij het maken van je projectbegroting. En je zorgt ervoor dat de projectkosten ruim begroot zijn. Je hoeft dan niet bij het minste of geringste een tegenvaller te melden. Ze willen dus niet het idee krijgen dat er zaken ‘onzeker’ zouden zijn.
Financiële afdelingen houden niet van onzekerheid bij begroting opstellen
Door hun aard werken er bij de financiële afdelingen mensen die houden van overzicht en voorspelbaarheid. Deze collega’s houden niet van onzekerheid. “Dit is het geld dat je hebt en je moet het er maar mee doen”.
Sommige financiële afdelingen houden niet van een post ‘onvoorziene kosten’
Ik ben in mijn leven nog nooit zoveel geld kwijtgeraakt als toen de posten onvoorziene kosten uit de begroting van mijn project geschrapt werden.
Inhoudelijk kon dat helemaal niet: bij de bouw van scholen en andere voorzieningen moet je nu eenmaal rekening houden met tegenvallers en onvoorziene omstandigheden. Maar de afdeling financiën was onverbiddelijk: geen post onvoorzien. Financiële mensen zijn snel bang dat afdelingen en projecten overvragen. Of ze dat het project meer gaat kosten dan de organisatie wil betalen. .
Wanneer een post onvoorzien niet mag: bouw in alle posten ruimte in
Sindsdien neem ik zelf geen post onvoorziene kosten meer op bij het begroting opstellen. In plaats daarvan verhoog ik de kosten van alle activiteiten met 10%. Zo zit er voldoende ruimte in mijn projectbegroting wanneer er tegenvallers zijn. En wanneer die achterwege blijven kan ik mijn project ruim binnen budget uitvoeren. Je moet je eigen schouderklopjes organiseren.
Hier vind je een stappenplan voor het opstellen van een projectbegroting.
Terug naar de hoofdpagina projectbegroting
Naar de hoofdpagina Kennisbank projecten