P&C cyclus: koppel projectactiviteiten aan jaren en periodes
Je hebt je eigen projectbegroting, maar moet ook vaak informatie geven voor de normale p&c cyclus. Dit doe je door aan jouw projectbegroting toe te voegen. Verdeel de activiteiten/uitgaven eerst aan jaren. Daarna verdeel je binnen een jaar de activiteiten over de rapportageperiodes. Veel organisaties kennen 3 of 4 rapportageperioden. In onderstaand voorbeeld is het jaar verdeeld over 4 rapportage perioden.
| No. | Activiteit | Budget | Uitgave | Jaar | Periode |
| 1 | Ontwerpen nieuwe vleugel ziekenhuis | 20.000 | 5.000 | 2015 | 3 |
| 2 | Aanbestedingsprocedure | 15.000 | 0 | 2015 | 4 |
| 3 | Bouwrijp maken grond | 40.000 | 0 | 2016 | 1 |
| 4 | Plaatsen casco nieuwe vleugel | 750.000 | 0 | 2016 | 2 |
Je kan nu per periode makkelijk bijhouden of je binnen budget bent gebleven óf dat je moet rapporteren over een afwijking.
Budget aanvragen voordat de begroting gemaakt is
In veel organisaties moeten projectleiders een projectbegroting indienen nog voordat de projectbegroting is opgesteld. Dat heeft te maken met de procedure die doorlopen moet worden om de begroting voor het volgende kalenderjaar goedgekeurd te krijgen..
Dit speelt in alle wat grotere organisaties een rol, maar zeker bij de (semi)overheid omdat begrotingen daar al lang voor de start van een nieuw kalenderjaar moeten worden ingediend. Een goed voorbeeld zijn bijvoorbeeld waterschappen, gemeenten, maar ook de provincies en de gezondheidszorg.
Bestuurders en volksvertegenwoordigers moeten budgetten goedkeuren voor ze kunnen worden uitgegeven
In politiek bestuurde organisaties mogen uitgaven pas plaatsvinden nádat het budget door de volksvertegenwoordigers is vastgesteld. Denk hierbij aan de Tweede Kamer, Provinciale Staten, de gemeenteraad of het algemeen bestuur van het Waterschap. In andere gevallen moet een begroting eerst worden goedgekeurd door een toezichthouder of aandeelhouders voordat grote uitgaven kunnen worden gedaan. Voorbeelden zijn de woningbouwcorporaties of de NS en Schiphol.
Financiële afdelingen moeten zorgen voor voldoende kasgeld
Maar er zijn ook inhoudelijke redenen om al lang voor de start van het project een budget aan te vragen. Als projecten die veel geld kosten moet er voldoende geld in kas zijn om de rekeningen van het project te betalen. Dit speelt vooral in organisaties waarin projecten veel geld vragen. Organisaties krijgen geld binnen en geven geld uit. Helaas vallen inkomsten en uitgaven niet altijd samen. Zo kan een organisatie soms veel te veel geld op de rekening hebben staan. En dan weer veel te weinig.
De afdeling financiën maakt daarom een planning van de verwachte inkomsten en uitgaven over het jaar heen. Zo schat men in of er voldoende geld beschikbaar is. Als dat niet voor handen is, moet het worden geleend. Dat kost geld (rentekosten). Om deze kosten zo laag mogelijk te houden wil men graag van te voren weten waar men aan toe is.
Wie te laat is met het aanvragen van budget kan vaak geen project uitvoeren
Als het projectbudget niet op tijd is aangevraagd kan dit betekenen dat er onvoldoende kasgeld is om de rekeningen van jouw project te betalen. En dus kan jouw project het volgend kalenderjaar niet uitgevoerd kan worden.
Lang van te voren wordt begroten het schatten (ramen) van de uitgaven
Probleem is nu dat de projectbegroting lang niet altijd klaar is op het moment dat het budget moet worden aangevraagd. Maar geen aanvraag betekent geen budget. En geen budget betekent geen project. De oplossing is het schatten van het projectbudget dat je nodig hebt. Dit noemt men ook wel het ‘ramen’ van de uitgaven.
Methodes om de uitgaven van je project te ramen
Je kan hiervoor één van de volgende methodes gebruiken:
- vraag een globale offerte of richtprijs op bij enkele uitvoerders. Je kan het bedrag dat zij noemen voor de zekerheid nog wat verhogen. Bijvoorbeeld met 10% of 20%
- gebruik kengetallen
- kijk wat vergelijkbare projecten hebben gekost
Wanneer het lastig is om dit voor het hele project te doen kan je jouw project het beste opsplitsen in de belangrijkste onderdelen of deelprojecten. Gebruik dan voor ieder onderdeel de schattingsmethode die het beste werkt. Wanneer je iets meer tijd hebt kan je ook kijken welk onderdeel van het project de meeste kosten met zich meebrengt. Of je kijkt welk onderdeel het lastigst is te schatten> Misschien heb je de tijd om voor die onderdelen nog wel een gedetailleerde projectbegroting opstellen. Dan zal je totale schatting betrouwbaarder worden. Klik hier voor een stappenplan om een projectbegroting op te stellen.
Globaal ramen maakt de echte kosten vaak afwijken en je extra budget moet regelen
Wanneer jouw projectbudget alleen uit een raming bestaat weet je een ding zeker: de echte kosten zullen anders zijn. Werk daarom zo snel mogelijk een gedetailleerdere projectbegroting uit. Wanneer jouw projectbegroting sterk afwijkt van de eerdere schatting/raming zal je zo snel mogelijk terug moeten naar de opdrachtgever om het budget te laten aanpassen. Hier vindt je tips hoe dat te doen.