Wie veel projecten heeft gezien weet dat het steeds dezelfde redenen zijn die leiden tot het overschrijden van een projectbegroting.
De projectleider moet de begroting van het project bewaken. Hieronder vind je een overzicht van deze redenen. Zorg dat je ze kent, zodat je een budgetoverschrijding in jouw project kan voorkomen.
1 Tijdens het project worden eisen toegevoegd of gewijzigd
Veel mensen weten pas wat ze willen wanneer het concreet wordt. Een project begint algemeen en wordt in de tijd steeds concreter. De eisen die we aan het resultaat stellen worden al vroeg in het project vastgesteld: in de definitiefase. Dat kan ook niet anders. Hoe kan je gaan ontwerpen zonder dat je weet waar het resultaat precies aan moet voldoen? Maar de projectbegroting is dan al gemaakt.
De opdrachtgever, de gebruiker of een buitenstaander krijgen pas later in het project een duidelijk beeld van het resultaat: aan het einde van de ontwerpfase. Sommige opdrachtgevers of gebruikers zien pas tijdens het maken van het project in de Realisatiefase wat ze zullen krijgen en passen dan alsnog hun wensenpakket aan.
Het aanpassen van wensen betekent meestal een stuk van het project opnieuw doen.
Nieuwe wensen betekent vrijwel altijd meer geld. En daar kan je projectbegroting het raam uit.
2 Onverwachte omstandigheden drukken op begroting
De wereld is geen spreadsheet. Er gebeuren in een project altijd onverwachte dingen. De ene keer is het een actiegroep die zorgt voor extra eisen (en dus kosten). De andere keer blijkt de grond vervuild, het materiaal niet geschikt of het serverpark ongeschikt voor de nieuwe software. Dit soort zaken is vooraf niet te plannen of te voorspellen. Meestal leidt het tot vertraging (en dus tot meer uren en dus tot meer kosten). Soms ook tot extra kosten.
Dit type kosten is deels te vermijden door een goed vooronderzoek. En door ervaringsexperts te interviewen bij de start van je project. Maar geheel voorkomen kan je ze nooit. Zorg daarom altijd voor een post onvoorzien.
3 Opzettelijk laag ramen om het project goedgekeurd te krijgen
Vooral in politieke omgevingen zien we nogal eens dat het moeilijk is om voor sommige projecten groen licht te krijgen. Hoe goedkoper het project, des te groter de kans dat er goedkeuring komt om te starten. Het geld voor eventuele tegenvallers vinden we later dan wel weer – het liefst na mijn bestuursperiode. Zo wordt vaak gedacht.
Deze bestuurders vergeten vaak dat de waarheid altijd boven komt. En dat menig bestuurder alsnog heeft moeten aftreden, of later mag opdraven in het kader van een onderzoek. Maar eerlijk gezegd: sommige projecten waren anders nooit van de grond gekomen. Als projectleider is het echter lastig. Je weet wat de echte begroting is, maar mag deze niet naar buiten brengen. Lees hier wat je verder kan doen bij overschrijdingen.
4 Gebruik van nieuwe technieken
Wanneer in jouw project een nieuwe techniek wordt gebruikt is de kans groot dat je vooraf niet precies kan inschatten hoe lang het project gaat duren en hoeveel het gaat kosten. Want een nieuwe techniek is nieuw. Onbekend. En er zullen daarom altijd kinderziektes zijn en tegenslagen die niemand kon voorzien. En dat betekent kostenoverschrijding en vertraging. Zorg voor een goed verhaal en voor een ruime post onvoorzien.
Projecten die meerdere nieuwe technieken nodig hebben om te slagen zijn daarom in het nadeel. De kans op vertraging en kostenoverschrijding zijn dan gelijk 2 keer zo groot. Wel eens een nieuw vliegtuigtype, automodel of vernieuwend computersysteem gezien dat binnen planning en budget werd opgeleverd? Het is zeldzaam. Wijze opdrachtgevers en wijze projectleiders stoppen daarom niet teveel nieuwe technieken in één project.
5 Moeilijke omstandigheden
Wie een olieleiding aanlegt in Alaska, of wie een nieuwe tunnel boort in een onrustige rotsformatie weet dat zij afhankelijk is van de grillen van de natuur.
Maar moeilijke omstandigheden vinden we ook dichter bij huis. Een verslaafdenopvang realiseren in een buurt die fel tegen is. Een project dat gericht is op efficiencyvergroting (en dus het ontslag van medewerkers) uitvoeren binnen een zorgverzekeraar waar alle managers je tegenwerken. Menig projectleider merkt dat zijn kantoortuin net zo lastig is als de wildernis in Alaska.
Onder dat soort omstandigheden weet je dat jouw begroting slechts een ruwe schatting is van de echte projectkosten.
Hou je opdrachtgever op de hoogte. Laat haar zien waar je tegenaan loopt en vraag haar jou te helpen. En geef aan wat de consequenties zijn van de nieuwste tegenslag. Hier geef ik een aantal tips over je hoe je dat kan doen.
6. De begroting is gebaseerd op globale raming, terwijl later blijkt dat deze niet correct zijn
Sommige projectleiders moeten al lang voor de start van het project een begroting indienen. Bijvoorbeeld wanneer de afdeling financiën vooraf moet zorgen voor voldoende geld om alle projecten uit te kunnen voeren.
Wanneer het project dan echt van start gaat blijkt de werkelijkheid toch anders dan je bij het maken van de raming gedacht had. En zo kan je al vrij snel na de start van je project terug naar de opdrachtgever met een financiële tegenvaller.
Dat is niet echt prettig – en ook niet nodig. Wat je als projectleider kan doen is al bij het opstellen van de raming een aantal ervaringsdeskundigen interviewen. Een collega, een adviseur, of een oud collega die al met pensioen is (en dus geen reden heeft om jou een mooier verhaal te vertellen). En kijk eens terug in de financiële systemen wat vergelijkbare projecten in het verleden echt gekost hebben.
7. Een slechte begroting
Er ontbreken posten. Er is geen rekening gehouden met btw. Of met rentekosten. Alle bedragen zijn veel te optimistisch geraamd. Er zijn geen meerdere offertes aangevraagd. Er zijn bedragen uit andere projecten overgenomen zonder controle of de omstandigheden gelijk zijn. Wanneer jouw project rekening houdt met 
deze (en andere) oorzaken zal de kans op een overschrijding kleiner zijn.
Terug naar hoofdpagina Projectbegroting
Terug naar de hoofdpagina Kennisbank Projecten