Er zijn drie verschillende werkvormen om werk te organiseren: routine, improvisatie en project
De kern van een routine is dat zowel de uitkomst als de stappen om het te maken/doen vooraf bekend zijn. Denk aan het in elkaar zetten van een auto op de lopende band. Lees hier meer achtergronden over de routine en het verschil met projecten.
De kern van een improvisatie is dat je een aantal mensen bij elkaar zet om iets te verzinnen waarbij zowel de uitkomst als de stappen hier naartoe onbekend zijn. Denk bijvoorbeeld aan uitvinden of crisismanagement. Lees hier meer over de improvisatie.
De kern van een project is dat óf de uitkomst óf de stappen hiernaartoe onbekend zijn. Dit maakt een project tot een unieke opgave. Denk bijvoorbeeld aan het ontwerpen en maken van een gebouw. De stappen zijn bekend, maar ieder gebouw ziet er anders uit. De wensen van de opdrachtgever én de plaatselijke situatie zorgen voor de verschillen.
Jij komt in de problemen als de manager het verschil niet kent tussen de drie werkvormen
Veel opdrachtgevers en managers beseffen zich onvoldoende dat je verschillende soorten klussen ook op een verschillende manier moet aansturen.
Bij een improvisatie kan je geen resultaatafspraak maken
Dan verwachten ze op 3 weken een duidelijk resultaat uit een improvisatie, terwijl ze zelf ook niet weten hoe het probleem zou moeten worden opgelost. Uitvindingen kan je niet afdwingen.
Een projectaanpak bij standaardwerk leidt tot bureaucratie
Of managers gaan een reguliere taak projectmatig aansturen. Eenvoudig werk kost opeens een enorme hoop extra werk. Er komen gesprekken met de opdrachtgever. Hiervoor moeten allerlei documenten worden opgesteld enz. enz.
Hoe maak je dit duidelijk aan jouw opdrachtgever?
Als ze dat zelf niet duidelijk is, moet jij ze als projectleider hier subtiel op wijzen. De drie verschillende werkvormen vereisen elk een andere uitvoering en een andere aansturing. Als je hier tips voor wil moet je even contact met me opnemen.