Problemen oplossen

Problemen oplossen is iets wat je in projecten vaak moet doen. Om dit efficiënt te doen moet je jezelf eerst afvragen :

wat is de kern (en is het dan echt een probleem?)
hoe vaak komt het voor?
en als het voorkomt: hoe groot is dan de schade?

Bepaal dan of het probleem wel opgelost moet worden.

Op welke manieren kan je problemen oplossen?

verwijder de oorzaak
verzin een oplossing met de hulp van mensen die veel ervaring hebben op dit terrein
verzin een hele nieuwe oplossing (creatief denken)

Ad 1. Problemen oplossen: Verwijder de oorzaak

Als het probleem is dat niemand in het projectteam de goede informatie kan vinden: maak dan een archief. Dat kan een papieren archief zijn, maar ook een digitaal archief.Als de opdrachtgever geen besluit wil nemen omdat hij denkt dat de kwaliteit van de planning en begroting niet goed genoeg is, organiseer dan een second opinion van de accountant. Los het probleem op door de oorzaak weg te nemen.

Hier is de grootste valkuil dat je denkt dat je het probleem oplost. Terwijl je eigenlijk niet meer dan een symptoom aanpakt. Zonde van jouw tijd en energie. Een eenvoudige techniek om de echte oorzaak te achterhalen komt uit het leanmanagement: 5x waarom.

Ad 2. Problemen oplossen met veld-ervaring

Voor ervaren medewerkers is een ‘probleem’ vaak helemaal geen verrassing. Ze hadden je het al lang van te voren kunnen voorspellen. Als je tenminste naar ze geluisterd had. Loop je tegen een inhoudelijk probleem aan? Verdiep je eens in de mening van de experts. Vaak zijn dat mensen op de werkvloer. Hebben die altijd een effectieve oplossing in huis? Soms wel, soms niet. Maar je begrijpt het probleem altijd een stuk beter door naar hen te luisteren.

Wie moet je hebben?

Ervaren medewerkers. Mensen die het werk al 20 jaar doen. Lastige mensen, mopperkonten. “Zoek je vernieuwing? Kijk dan daar waar het lelijk is”, zei een wijze collega vaak tegen me. Je moet dan vaak wel je best doen om hun vertrouwen te winnen. Sommigen van hen zijn door eerdere beschadigingen voorzichtig te worden.

Hoe wek je vertrouwen?

door uit te leggen waarom je met ze wil praten (het woord ‘omdat’ is een trigger voor veel mensen om mee te willen doen)
door toe te geven dat je het zelf niet weet en dat zij belangrijk zijn voor de oplossing (nu voelen ze zich belangrijk)
door ze een rol te geven bij het nadenken over de oplossing
door duidelijk te maken wat de gevolgen voor hen persoonlijk zijn als het probleem niet wordt opgelost
beloof geen gouden bergen: bij ervaren mensen wek je dan direct wantrouwen

Ad 3. Problemen oplossen met creatief denken.

Einstein zei lang geleden al: je kan een probleem niet goed oplossen vanuit de manier van denken waarin je voor het eerst tegen het probleem bent aangelopen. Sommige medische klachten kan men in het ziekenhuis niet oplossen: “u moet er maar mee leren leven”, wordt er dan tegen je gezegd. Ten einde raad ga je op zoek naar andere oplossingen. Dan blijkt dat een alternatieve geneeswijze binnen 3 maanden veel verlichting te kunnen brengen. Of een cognitieve gedragstherapie helpt je om de klachten (bijvoorbeeld oorsuizen) niet meer zo sterk te ervaren. Hier vind je een hele andere manier van denken: niet één of twee problemen staan centraal, maar het evenwicht in je hele lichaam. Of de manier waarop je geestelijk het probleem benadert.

Een andere manier van kijken begint in het creatief denken met andere vragen stellen:

wat als de opdrachtgever mij automatisch alles vertelt wat voor mijn project van belang is?
stel dat mijn projectteam 300 informanten groot is?
hoe zou het zijn als kritische partijen zelf een oplossing verzinnen die precies mijn project is?

Op dezelfde manier kan je problemen in je project oplossen. De verschillende technieken van creatief denken helpen je anders naar het probleem te kijken.