1. Definitie projectmatig werken
Een project is een tijdelijk samenwerkingsverband van mensen. Gericht op concrete resultaten – vaak unieke opgaven. Uniek betekent dat óf de concrete uitkomst (het resultaat) óf de weg daarnaar toe (de activiteiten) onbekend zijn. Projecten maken gebruik van schaarse middelen: je kan tijd en geld maar één keer besteden.
Een project is dus iets anders dan een ‘improvisatie’ (denk aan een crisis of een uitvinding) of een ‘routine’(denk aan een lopende band of een vaak terugkerende activiteit). Gebruik hiervoor niet de projectvorm. Probeer omgekeerd projecten niet te sturen als routines of improvisaties.
2. Een project begint met een doelstelling en een resultaat
Een project heeft altijd een achterliggend doel: het verschil tussen de situatie nu en zoals je wil dat het zou zijn. De concrete uitkomst van het project heet het resultaat. Het is belangrijk om het resultaat heel scherp uit te werken. Dit is immers wat het project echt oplevert. De opdrachtgever bepaalt het doel en het resultaat van het project. Zij is het immers die geld, tijd en menskracht regelt. De opdrachtgever mag het resultaat dus veranderen. Ook tijdens het project. De projectleider moet dan aangeven wat de gevolgen zijn voor de planning, het projectbudget en de kwaliteit.
3. Beleidstheorie vormt de basis voor denken over doel en resultaat
De opdrachtgever heeft het idee in zijn hoofd (beleidstheorie) dat dit resultaat voldoende helpt om de huidige situatie te veranderen in de gewenste toestand. Het is dus wel handig dat de beleidstheorie klopt. Sommige projecten ‘mislukken’ omdat het achterliggende idee (over hoe de situatie in elkaar zit) niet klopt.
4. Andere kaders en wensen
De opdrachtgever kan bij de start van het project ook wensen of ‘kaders’ aangeven. Bijvoorbeeld: ‘Zoek het vooral in deze richting’, ‘Doe dit niet’, of ‘Houd hier rekening mee’. Een bijzondere situatie in projectmatig werken hebben we wanneer de opdrachtgever bij de start van het project niet scherp kan aangeven wat zij nu precies wil.
5. Vervolgens bepalen we de activiteiten die nodig zijn en verdelen die over projectfasen
Wanneer duidelijk is wat het project moet opleveren kan je gaan verzinnen welke activiteiten nodig zijn om daar te komen. Deze activiteiten voeg je samen tot blokken van activiteiten die bij elkaar horen: projectfasen. De opdrachtgever neemt tijdens de uitvoering per fase een besluit over het project.
Hoe verschillend projecten ook zijn: bij projectmatig werken zijn er standaardfasen gemaakt omdat ieder project in een vaste volgorde moet doorlopen. Dit om teleurstellingen te voorkomen. Tijdens de fasen wordt het eindresultaat steeds scherper. Van idee bij de start via ontwerp naar het echte eindresultaat.
6. Maak een planning van de werkzaamheden
Daarna plan je de verschillende activiteiten in de tijd in. Je ruimt ook tijd in voor besluitvorming, overleg en andere procedures.
7. Maak een begroting voor je project
Ook schat je in hoeveel geld de verschillende activiteiten gaan kosten. Net als de planning pas je bij projectmatig werken de begroting tijdens het project aan wanneer een aantal zaken gaandeweg duidelijker worden.
8. Bepaal hoe je onderweg de kwaliteit bewaakt
Je moet niet alleen een resultaat maken, maar ook zorgen dat de opdrachtgever of de eindgebruiker er iets aan heeft. Voordat je project start bedenk je hoe je onderweg de kwaliteit van het eindresultaat bewaakt en waar nodig verbetert.
9. Werk de projectorganisatie uit
Wie komen er in het projectteam? Welke deskundigheid heb je nodig? Wie moeten er meedoen voor het draagvlak. Ook wordt hier bepaald wie besluiten mogen nemen en of er partijen zijn die meedenken of adviseren, bijvoorbeeld in een klankbordgroep of een gebruikersoverleg.
10. Schrijf dit allemaal op in een Plan van Aanpak
Nu heb je alle informatie om je plan van aanpak op te stellen. Hierin kan iedereen lezen hoe het project is georganiseerd en hoe het wordt uitgevoerd. Dat maakt het project voor anderen voorspelbaar. En je hebt nu een instrument om het project te volgen (‘doen we het zoals afgesproken?’). Tenslotte heb je een document om op terug te vallen wanneer er discussie ontstaat over jouw project.
11. Laat de opdrachtgever het Plan van Aanpak goedkeuren
Je hebt pas een echt project wanneer de opdrachtgever je goedkeuring geeft om te beginnen. Je krijgt dan ook toestemming om geld en menskracht in te zetten. En om afspraken in de agenda van de opdrachtgever te maken.
12. Start nu je project, stuur je projectteam en volg de uitvoering
Er zijn maar weinig zaken die vanzelf gaan. Je projectteam heeft tijd nodig om als een soepel geoliede machine te draaien. Help je team hierbij. Hou verder de uitvoering van de taken in de gaten en stuur bij waar het nodig is.
13. Neem je opdrachtgever mee
Overleg tussentijds met jouw opdrachtgever. Bij projectmatig werken voorkom je verrassingen. Meldt problemen tijdig en niet alleen het probleem, maar ook een aantal mogelijke scenario’s of oplossingen.
14. Leg het beslisdocument voor aan de opdrachtgever
Aan het einde van iedere fase schrijf je een beslisdocument. Hierin schrijf je op wat je hebt gedaan, wat je in de volgende fase gaat doen en hoe het staat met de planning en het budget. Het belangrijkste onderdeel van het beslisdocument zijn de beslispunten. Door de vraag goed te stellen kan je de besluitvorming beïnvloeden.
Iedere fase eindigt met het besluit van de opdrachtgever om: 1. door te gaan of 2. bij te sturen of 3. het project te stoppen. Leg de besluitvorming vast zodat achteraf duidelijk is wie voor welk besluit verantwoordelijkheid draagt.
15. De techniek van projectmatig werken is maar de helft van het verhaal
Projectmatig werken is geen doel maar een middel. Een manier om met elkaar dezelfde taal te spreken. Projectmatig werken is een manier om gedrag en een bijzondere klus voorspelbaar te maken. Een manier om te krijgen wat je afspreekt. In de praktijk blijkt het vaak niet de techniek het probleem te zijn. Het zit veel vaker in de communicatie en samenwerking tussen mensen. Tussen de opdrachtgever en de projectleider. In het projectteam. Of in het hoofd van de projectleider zelf. Werken-aan-projecten.nl heeft daarom een aantal trainingen en andere producten om projectleiders, projectteams en opdrachtgevers zoveel mogelijk plezier aan hun project te laten beleven. Download het gratis ebook voor meer tips van ervaren projectleiders.