Een routine gaat over werk dat zich herhaalt – een project over iets unieks
Een routine gaat over bekende klussen. Dat is het belangrijkste verschil met een project. Je weet wat je moet doen, in welke volgorde en wat de uitkomst is. Projecten gaan altijd over zaken waarbij of het resultaat of de stappen daar naartoe onbekend zijn
Een routine kan je gedetailleerd sturen en de kosten en tijdsverloop
Daarom kan je als management de uitvoering van routinewerkzaamheden in detail sturen. Denk maar aan de productie van een vrachtwagen of het aanvragen van een paspoort. Je weet welke dingen je moet doen. Je kent de volgorde. Je weet hoe lang de stappen duren en wat je ervoor nodig hebt.
Een project stuur je met een begroting en een planning die je onderweg kan aanpassen
Bij een project zijn kosten en planning vooraf minder duidelijk: want je kent of het resultaat nog niet of de stappen hiernaartoe.
Bij een routine kan je met de manager een prestatieafspraak maken over planning of budget. Bij een echt project ligt dat veel ingewikkelder. Het hangt er erg vanaf wat je onderweg tegenkomt én of de opdrachtgever ondeweg niet met nieuwe wensen komt.
Daarom is het niet altijd redelijk om over projecten te zeggen dat ze nooit binnen planning en budget worden afgemaakt. Bij een unieke klus is het onvermijdelijk dat je de planning en begroting onderweg moet aanpassen.
Dat wil niet zeggen dat je niet moet proberen om binnen planning en budget te blijven. Maar bij een echte unieke opgave moet je ook niet verbaasd zijn dat onderweg blijkt dat de planning of het budget moeten worden aangepast.
Bij een routine wil je zo min mogelijk onbekende zaken
Bij taken die bekend zijn zal je zoveel mogelijk willen standaardiseren. Het is wel prettig dat iedere belastingaangifte op dezelfde manier wordt afgehandeld. En dat iedere gloeilamp er hetzelfde uitziet en evenveel winst oplevert.
Dat maakt het werk én de uitkomst voorspelbaar. En daar houden managers van.
Een project zit vol met onbekende zaken, die je onderweg probeert op te lossen
En juist om het doorlopen van projecten beheersbaar te maken wordt gewerkt met fasen die aan het einde om een bewust besluit vragen: gaan we hiermee verder of niet? Moet de planning worden aangepast? Moet het budeget worden aangepast?
Het management zal moeten accepteren dat echte projecten altijd enige mate van onzekerheid met zich meebrengen.
Opdrachtgever: probeer een project dus niet als een routine te sturen!
Projecten zijn anders dan routinewerk. Stuur je een kano op dezelde manier als een stadsbus? Stuur projecten dan ook niet aan als klussen die je goed kan plannen en tot op de millimeter kan voorspellen.
Doe je dat wel? Dan organiseer je eigenlijk je eigen teleurstelling!
Want niemand wordt er blij van. Jij als opdrachtgever krijgt niet wat je wil. De projectleider probeert krampachtig iets te doen wat niet kan en zet zijn projectteam onder druk. Uiteindelijk wordt niemand er wijzer van. Waarom gebeurt dit dan toch?
Soms weet de opdrachtgever niet beter.
Ik ken ook opdrachtgevers die ontzettend onder druk staan om een resultaat te halen.
Werken met projecten kan SOMS een excuus zijn om niet structureel te organiseren
En in sommige organisaties noemen mensen hun klus een project ALLEEN maar omdat ze anders niet aan een budgetnummer kunnen komen.
In alle gevallen geldt dat je hier als opdrachtnemer een gesprek over aan moet gaan met je opdrachtgever. Geef een gil als je hulp nodig hebt bij de voorbereiding.
Lees hier verder over het verschil tussen improvisaties en projecten