Er bestaan nog al wat misverstanden rondom het opstellen en uitleggen van een project opdracht.
Bijvoorbeeld:
- de project opdracht moet van begin af aan 100% duidelijk zijn
- de project opdracht moet compleet zijn
- de project opdracht moet gereed zijn voordat je het Plan van Aanpak gaat schrijven
- de project opdracht mag tijdens het project niet meer veranderen
- de opdrachtgever moet de projectopdracht maken
- de project opdracht moet zinvol zijn
In de Gevorderdentraining Projectmatig Werken bespreken we al deze misverstanden uitgebreid en kijken we naar meer effectieve overtuigingen. Om je een beeld te geven bespreek ik hier een voorbeeld van de project opdracht misverstanden:
De project opdracht moet vanaf het begin af aan 100% duidelijk zijn
Dit is een wijd verbreid misverstand. Bij nog al wat projecten is het probleem dat de opdracht bij de allereerste start van het project niet duidelijk is. Het advies van de meeste deskundigen is dat je als projectleider een project alleen moet aannemen wanneer de opdracht bij de start geheel duidelijk is. De vraag is echter of dat kan. En een tweede vraag is of je dat altijd moet willen.
Kan een project opdracht altijd vanaf het begin duidelijk zijn?
Laten we eerst maar eens kijken naar het realiteitsgehalte van deze aanbeveling. Heb je het wel eens meegemaakt dat je zelf dacht heel duidelijk te zijn terwijl een ander er niets van begreep? Ik wel. Ik vraag een vriend of hij de drank wil doorgeven. Hij geeft me het bier, terwijl ik de wijn bedoelde.
Waar de één aan twee woorden genoeg heeft, wil de ander een handleiding. En het liefst van 10 bladzijden. Wat een halszaak is in het leven van de één is een onbelangrijk detail in het leven van de ander.
Het is door al deze verschillen tussen mensen daarom bijna onmogelijk om een projectopdracht te maken die voor iedereen in één keer duidelijk is.
Juist door het bespreken van een het concept en het stellen van verduidelijkende vragen wordt de opdracht voor zowel de opdrachtgever als de projectleider duidelijker.
Moet een project opdracht vanaf het begin duidelijk zijn?
Ik denk zelf van niet. Begrijp me goed: het is onverstandig om een project te starten op basis van vage of halve opdrachten. Ook ik heb in het verleden gemerkt dat je daarmee enorm in de problemen kan komen. Maar er zijn ook situaties waarin het eigenlijk wel goed is dat de opdracht niet gelijk duidelijk is. Dat dwingt de projectleider om zelf na te blijven denken:
Er is onvoldoende informatie om het resultaat gelijk al te bepalen
Bij sommige projecten is al bij de start duidelijk is dat het probleem nog niet geheel duidelijk is. Er zijn dan verschillende oplossingen mogelijk:
- er komt eerst een onderzoeksproject met als resultaat een uitgeschreven analyse van het probleem, gebaseerd op onderzoek of het verzamelen en analyseren van gegevens
- de definitiefase van het project wordt gebruikt om uitgebreider onderzoek te doen naar het probleem om daarna de kwaliteitseisen van de oplossing te formuleren
Dat laatste heb ik bijvoorbeeld veel gezien bij waterschappen. Er wordt dan de opdracht geformuleerd om een bepaald dijkvak te controleren en waar nodig te versterken. Bij de start van het project is dan niet geheel duidelijk welke delen voldoen en welke niet.
Tijdens het project worden in de definitiefase meetgegevens verzameld. Met deze gegevens kunnen de deskundigen dan bepalen welke delen van de dijk nog goed zijn. De criteria daarvoor liggen meestal al vast. En tegelijk wordt uit de gegevens duidelijk welke delen versterkt moeten worden.
Te snel naar een tunnelvisie
Er is nog een reden om voorzicht te zijn met te snel dichtgezette projectopdrachten:
- de beleidstheorie (verband tussen probleem en oplossing) van de opdrachtgever hoeft niet te kloppen
- gemiddeld kijken we als mensen te weinig naar alternatieven.
Dat laatste heeft enige uitleg nodig.
De nobelprijswinnaar Kahneman heeft ons uitgelegd dat mensen last hebben van WYSIATI: “What you see is all there is.” In zijn boek ‘Thinking, Fast and Slow laat hij zien dat wij mensen de neiging hebben om alleen te kijken naar wat er voor onze neus ligt. We vergeten om naar alternatieven te kijken. Dat is niet goed, of fout. Dat is gewoon hoe onze hersens werken.
Dat is precies waarom je voorzichtig moet zijn om aan de telefoon verzekeringen of energieleveranciers of beleggingsrekeningen te kopen. Je aandacht gaat helemaal naar het aanbod dat je krijgt en je vergeet om te kijken of er betere of goedkopere alternatieven zijn.
Bij projecten betekent dit dat een opdracht die niet geheel duidelijk is je dwingt om na te denken en je gezond verstand te gebruiken:
- is het probleem wel echt duidelijk?
- klopt de beleidstheorie van de opdrachtgever?
- zijn er andere resultaten die makkelijker/goedkoper zijn?
Door kritische vragen te stellen en je gezond verstand te gebruiken krijg je een beter project en een vrolijker opdrachtgever. Daarom is het juist goed als de opdracht niet gelijk duidelijk is.
Terug naar hoofdpagina Project opdracht
Terug naar hoofdpagina Kennisbank Projecten