Als aanvulling op de basis projectorganisatie die je kiest kan je aanvullende “structuren” inzetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een:
- stuurgroep
- klankbordgroep
- gebruikersoverleg
Welke je precies nodig hebt is afhankelijk van de inhoud en de omgeving van je project. Lees hier meer over een eenvoudige manier op te kiezen. Het format geeft je een overzicht van de verschillende mogelijkheden.
Voorbeeld
Zo was er jarenlang een stuurgroep Grootschalige Basiskaart Nederland. In de projectorganisatie zaten verschillende organisaties die belang hadden bij een digitale kaart van Nederland.Deze partijen betaalden samen het project dat deze digitale kaart tot stand moest brengen.
Stuurgroep in de projectorganisatie: samen besluiten
Deze personen/organisaties vergaderen dan samen over de beslisdocumenten die je aan het einde van iedere fase opstelt. Ook neemt de stuurgroep besluiten bij problemen of onverwachte situaties.
Let op dat jouw stuurgroep wel één persoon aanwijst waarmee de projectleider de dagelijkse gang van zaken kan bespreken. Zo’n persoon wordt ook wel de gedelegeerd opdrachtgever genoemd.
Aandachtspunten voor een stuurgroep
Wie te maken heeft met een stuurgroep moet op een aantal zaken letten:
- Een stuurgroep is niet vanaf het begin een “groep”. Bij de start is het veel vaker een aantal mensen dat toevallig tegelijkertijd in dezelfde vergaderzaal zit. De stuurgroep doorloopt net als het projectteam de verschillende fasen van groepsvorming
- Verwacht daarom bij de start van de stuurgroep niet automatisch dat de leden volop met jouw project bezig zijn. De kans bestaat dat ze bij de eerste bijeenkomsten meer met elkaar bezig zijn. Wat wil de ander? Wie heeft de macht? Hoe kom ik hier het beste uit?
- De leden van de stuurgroep hoeven niet altijd het zelfde belang te hebben
- Sommige leden van de stuurgroep zijn hiervoor gevraagd om ze onschadelijk te maken: ze kunnen zich niet meer openlijk tegen het project keren omdat ze het immers zelf aansturen. Maar dat betekent niet dat ze het project van harte steunen
- Sommige leden van de stuurgroep hebben er misschien zelfs belang bij dat jouw project niet lukt.
Het omgaan met een lastige stuurgroep is een kunst op zichzelf. Deels gaat het hier om kennis, deels om vaardigheden. Dat past niet allemaal op een website.
Klankbordgroep
Klankbordgroep: Definitie
Een klankbordgroep is de naam voor een overleg met personen of organisaties waarin je de mening hoort over het verloop of het resultaat van je project.
Het gaat om personen of organisaties die niet meebeslissen (want die zitten in de stuurgroep) en ook niet om personen of organisaties die meedoen (want die zitten in het Projectteam of werken mee aan deelprojecten). Deze personen en organisaties zijn wel zo belangrijk voor het project dat belangrijk is om te weten wat zij er van vinden. Door hen in de projectorganisatie op te nemen is zeker gesteld dat hun mening wordt gehoord.
Klankbordgroep: Wanneer kiezen voor een klankbordgroep?
Als projectleider kan je om twee verschillende redenen een klankbordgroep oprichten voor je project:
- Wanneer je geïnteresseerd bent in de mening van personen of organisaties buiten je project vraag je hen voor de klankbordgroep. Je kan hun mening gebruiken
- Wanneer je bang bent dat bepaalde personen of organisaties negatief over het project zullen praten of schrijven kan je hen uitnodigen voor de klankbordgroep. Want wie deelneemt aan het project zal zich gematigder uitlaten
- Soms lukt het om een verdeelde stuurgroep over te halen om “ja” te zeggen omdat de klankbordgroep een positief advies heeft gegeven. Over een beslisdocument.
Klankbordgroep: voorbeeld
Een waterschap moet voor een bepaald gebied een nieuw plan opstellen waarin de kwaliteit van het water (zeg maar de vervuiling, het zuurstof, het kalkgehalte etc.) wordt geregeld. Allerlei organisaties hebben hier ideeën over.
Niet al deze personen zullen meebeslissen, maar er moet wel rekening worden gehouden met hun mening.
Deze personen (groot grondbezitters, enkele boeren en fruittelers) en organisaties (de gemeenten, boerenorganisaties, milieubeweging en de provincie) bespreken de plannen van het waterschap in een speciale “klankbordgroep Watergebiedsplan”.
Klankbordgroep: Aandachtspunten
Anders dan bij een stuurgroep heeft de projectleider echt de leiding over de klankbordgroep.
Dat betekent dat je de agenda voorbereidt, de bijeenkomst leidt (of iemand vraagt om dat voor je te doen, zodat je zelf kan meepraten) en de besluiten formuleert.
Let daarbij op de volgende zaken:
- Zoveel mensen, zoveel meningen. Je moet ervoor zorgen dat je tijdens de vergadering een eenduidige conclusie kan trekken
- Denk van te voren na of je een compromis nodig hebt of dat je sterk genoeg staat om negatieve opmerkingen te negeren. In de klankbordgroep kan dat makkelijker zijn dan later bij de opdrachtgever of in de stuurgroep
- Het is soms lastig om tegelijk voorzitter te zijn en tegelijk inhoudelijk stelling nemen. Laat één van de leden van je projectteam het voorstel uitleggen en verdedigen. Gebruik anders een onafhankelijke voorzitter. Die kan de vergadering goed organiseren, zeurende deelnemers zonder probleem tot de orde roepen en voor jou de conclusie formuleren. Je kan dan zelf volop mee discussiëren.
Gebruikersoverleg
Gebruikersoverleg: Definitie
Dit is de naam voor het overleg van personen of organisaties die het resultaat van het project gaan gebruiken.
Gebruikersoverleg: Wanneer kiezen voor een gebruikersoverleg?
Het is niet verplicht om een gebruikers overleg binnen jouw project te organiseren. Het is ook niet altijd nodig.
Een gebruikersoverleg kan nuttig zijn wanneer het resultaat van jouw project moeilijk te gebruiken is. Of wanneer klanten jouw product pas massaal gaan gebruiken wanneer het eenvoudig te gebruiken is. Denk bijvoorbeeld aan een ingewikkeld computerprogramma of een machine.
Gebruikersoverleg: Voorbeeld
Een softwareleverancier had al jaren een groot softwarepakket voor Sociale Diensten. Het bedrijf heeft een speciaal gebruikersoverleg in het leven geroepen om de werking en het gebruiksgemak van het software pakket te verbeteren en zo concurrenten op afstand te houden.
Gebruikersoverleg: Aandachtspunten
Let bij het voeren van zo’n overleg op de volgende zaken:
- De klant is koning. Je krijgt bijzonder waardevolle feedback. Schiet niet in de verdediging. Of een ander veel voorkomende fout: ga je keuzes niet uitleggen.
- Beter kan je gewoon luisteren naar wat men je te vertellen heeft en vervolgens onderzoeken hoe je (het resultaat van) jouw project kan aanpassen
- Zoveel personen zoveel meningen.De vraag is: wie zijn het meest belangrijk voor de uitkomst van jouw project en richt je daar op. Via een online enquete kan je zicht krijgen op wat de grotere groep gebruikers wil. Vergeet niet om bij enkelen in persoon door te vragen zodat je zeker weet dat je de uitkomsten goed kan interpreteren
- Wanneer je met grotere groepen tegelijk overlegt: zorg dan voor een goede agenda en regel eventueel een onafhankelijke voorzitter.