Stap 1: Wie is de opdrachtgever van jouw project?
Stel jezelf de volgende vragen:
- Wie is de echte opdrachtgever?
- Bestaat de opdrachtgever uit meerdere personen?
- Wie is eventueel de gedelegeerd opdrachtgever?
Stap 2: Wie moeten er in het projectteam?
Stel jezelf de volgende vragen:
- Wie heb je absoluut nodig om te zorgen dat je jouw resultaat kan maken?
- Wie van deze mensen/personen kan af en toe een bijdrage leveren en wie moet er echt in het projectteam?
- Wie heeft belangrijke informatie over de manier waarop je tot jouw resultaat komt?
(Is de techniek die je moet gebruiken duidelijk of moet die nog ontwikkeld worden) - Wie van deze mensen of organisaties moeten echt meewerken?
- Wie moet vooral meedenken?
- Wie moet er meebesluiten?
Stap 3: Is het project zo ingewikkeld dat je de projectorganisatie hier op aanpast?
Stel jezelf de volgende vraag:
- Gaat het om 1 overzichtelijk project of moet je werken met deelprojecten?
Stap 4: Wie zijn de gebruikers en hoe kan je hun kennis en wensen gebruiken?
Stel jezelf de volgende vragen:
- Wie gaan het resultaat gebruiken? (Is duidelijk wat hun wensen en eisen zijn)
- Is de groep gebruikers klein of groot?
- Zijn de eisen bij alle gebruikers gelijk of moet je dit onderzoeken in een gebruikersoverleg?
Stap 5: Wie zijn de belangrijkste besluitvormers
- Wie heb je absoluut nodig om jouw resultaat goedgekeurd te krijgen?
- Wie kunnen er ja zeggen?
- Zijn dat meerder personen? Is een stuurgroep dan verstandig?
- wie heeft veto-macht?
Stap 6: Welke partijen uit de omgeving krijgen een rol in jouw project?
- Zijn er belangrijke partijen buiten het project die je nodig hebt?
(lees hierover meer onder projectomgeving) - Is het voldoende om deze partijen te informeren, of moeten ze in het projectteam worden opgenomen?
Stap 7: Hoeveel werk is het managen van jouw project?
- Is het bijhouden van tijd en geld eenvoudig? Of heb je een apart projectbureau nodig?
De antwoorden op deze vragen helpen je met het ontwerpen van jouw ideale organisatie
Door deze vragen te beantwoorden krijg je vast al enkele ideeën over hoe de organisatie jouw project eruit moet komen te zien.
Voorbeeld
Stel. Jouw project heeft als doel om een nieuwe beheersorganisatie voor de ICT-systemen van jouw bedrijf op te zetten. De antwoorden op bovenstaande vragen leveren het volgende beeld op:
Voor het maken van het resultaat (een document met daarin de nieuwe beheersstructuur) heb je de interne organisatie-adviseur van je bedrijf nodig. Verder nog enkele deskundigen van de afdeling ICT. Die kunnen vertellen wat er allemaal komt kijken bij het beheer en welke taken veel voorkomen. Ook wil je enkele gebruikers spreken om te horen wat zij van het huidige beheer vinden.
Dit project is technisch niet enorm ingewikkeld. Je hoeft dus niet met deelprojecten te werken. Je hebt ook geen specialistische informatie nodig. Je zou een externe adviseur eenmalig kunnen uitnodigen om te vragen wat de ervaringen van andere bedrijven zijn.
Het resultaat moet goedgekeurd worden door de directie. De directeur bedrijfsvoering is je direct aanspreekpunt. Het hoofd van de afdeling ICT zit zelf niet in de directie, maar zal wel een advies geven. Het is dus belangrijk dat hij het resultaat in ieder geval snapt en hopelijk ook zal steunen.
De “gebruikers” van jouw resultaat zijn de afdeling ICT. De nieuwe structuur betekent een wijziging van de organisatie. Je zal de OR dus moeten inschakelen. Lees hier wanneer een OR belangrijk is voor jouw project. Verder is het belangrijk dat de externe ICT-bedrijven goed weten met ze in de nieuwe beheersorganisatie contact moeten onderhouden.
Nu bouw je jouw projectorganisatie op:
• Opdrachtgever: de directie
• Gedelegeerd opdrachtgever: directeur bedrijfsvoering
• Projectleider: jij
• Er komt één projectteam. De leden: de interne organisatie-adviseur en enkele medewerkers van de afdeling ICT
• Je overlegt enkele keren met gebruikers in een gebruikersoverleg
• Verder wil je betrokkenheid van de directeur ICT en enkele belangrijke leveranciers. Je plaatst hen in een klankbordgroep.
En mocht je onderweg merken dat je projectorganisatie niet goed werkt – dan pas je deze gewoon aan.
Lees verder over de drie vaste rollen in ieder project.