Project organisatie inrichten is eenvoudig als je de rollen kent
Iedere project organisatie kent drie vaste rollen. Je moet van te voren nadenken over hoe je deze rollen in wil laten vullen. Lees hier meer over de rol van:
- de opdrachtgever
- de opdrachtnemer of projectleider
- de projectmedewerker.
Soms vallen de rol van projectleider en projectmedewerker samen. De rol van opdrachtgever en projectleider echter nooit. Lees hier meer over deze rollen
De opdrachtgever
De opdrachtgever is degene die de tijd, geld en menskracht vrijmaakt om het project uit te kunnen voeren. De opdrachtgever is degenen die het resultaat echt wil hebben. En daarom is de opdrachtgever ook degene die mag beslissen wat het doel en het resultaat van het project zijn.
En dat is ook de reden waarom de opdrachtgever onderweg mag besluiten of het project moet worden aangepast. Ik ontmoette ooit een projectleider die dat maar lastig vond. Hij wilde het liefst een project zonder aanpassingen onderweg. Ik kon hem maar één advies geven: zelf opdrachtgever worden.
De opdrachtgever wil het resultaat echt en zal het project daarom steunen wanneer het in de problemen komt.
En de echte opdrachtgever heeft de macht om de planning van jouw project aan te passen en het budget te verhogen wanneer dat nodig is.
Lees hier meer over opdrachtgevers:
• de taken, competenties van opdrachtgevers
• wat te doen met ‘lastige’ opdrachtgevers
• Hoe je weet of jouw opdrachtgever een echte opdrachtgever is?
• Wat moet een opdrachtgever weten?
• Wat doe je wanneer de opdrachtgever geen besluiten neemt?
• Hoe kan je effectief communiceren met je opdrachtgever?
• Wat te doen met projectleiders die niet leveren?
• Hoe weet je of jouw projectleider geschikt is voor het project?
De opdrachtnemer/projectleider
De projectleider is verantwoordelijk voor het maken van het resultaat dat door de opdrachtgever is verzonnen. En dat het resultaat de gevraagde kwaliteit heeft (goed genoeg is). Soms helpt de opdrachtnemer ook bij het bepalen van het resultaat. Bijvoorbeeld wanneer de opdrachtgever niet weet wat hij wil.
De projectleider stuurt het projectteam aan. Daarmee vervult hij (of zij) een belangrijke spilfunctie in de project organisatie. Hij zorgt dat iedereen weet wat zijn taak is. De projectleider controleert of iedereen zijn werk doet zonder een slavendrijver te worden. De projectleider motiveert zijn mensen.
De projectleider moet zorgen dat het project binnen planning en budget wordt uitgevoerd. Ook zorgt hij of zij ervoor dat het project binnen de kaders blijft die de opdrachtgever heeft opgesteld.
De projectleider houdt rekening met wat er in de omgeving van het project gebeurt. En de projectleider organiseert de besluitvorming rond het project en past waar nodig de project organisatie aan.
Projectleider zijn is niet altijd even makkelijk. Niet iedereen is er dan ook geschikt voor.
Lees hier meer over de opdrachtnemer / projectleider
• Taken van de opdrachtnemer
• Ben ik geschikt als projectleider?
• Wat moet een projectleider weten over alles wat om het project heen gebeurt?
• Wat moet je doen wanneer je projectleider niet binnen planning of budget blijft?
• Wat moet je doen wanneer je projectleider je niet op de hoogte houdt?
• Hoe manage je projectmedewerkers zonder officiële bevoegdheden?
• Hoe hou je projectmedewerkers gemotiveerd?
• Wat doe je wanneer je projectmedewerkers niet doen wat is afgesproken?
• Wat doe je wanneer projectmedewerkers zich niet aan de planning houden?
• Tien tips voor overleg met leidinggevende van de projectmedewerker
De projectmedewerker
De medewerker doet het eigenlijke werk in een project. Dat zijn alle dingen die nodig zijn om het resultaat te maken.
Sommige projecten zijn zo groot dat de projectmedewerker hier al zijn werktijd aan kan besteden. In andere situaties werkt een projectmedewerkers aan verschillende projecten tegelijk. Weer andere projectmedewerkers moeten hun project combineren met hun normale werkzaamheden.
In die laatste situaties is het dus belangrijk dat de projectmedewerker zijn tijd goed kan plannen om te voorkomen dat al het werk je boven je hoofd groeit. Bovendien zal een projectmedewerker in die laatste situaties te maken krijgen met 2 leidinggevenden: de projectleider en de normale leidinggevende. Dat kan tot bijzondere verwarrende situaties leiden. Hieronder vind je een aantal links voor de meest voorkomende situaties:
Lees hier meer over de projectmedewerker
De projectmedewerkers doen het inhoudelijke werk in het project.
• Hoe krijg je jouw opdracht helder?
• Hoe moet een medewerker omgaan met dubbele aansturing? (leidinggevende en projectleider?
• Welke tips zijn er voor werken in een team?
• Hoe plan je als projectmedewerker je tijd goed in?
• Wat doe je als het project meer werk kost dan je tijd hebt?
• Wat doe je als je projectleider en je normale leidinggevende het niet met elkaar eens zijn?