Klankbordgroep: Definitie
Een klankbordgroep is de naam voor een overleg met personen of organisaties waarin je de mening hoort over het verloop of het resultaat van je project.
Het gaat om personen of organisaties die niet meebeslissen (want die zitten in de stuurgroep) en ook niet om personen of organisaties die meedoen (want die zitten in het Projectteam if werken mee aan deelprojecten). Deze personen en organisaties zijn wel zo belangrijk voor het project dat belangrijk is om te weten wat zij er van vinden.
Klankbordgroep: Wanneer kiezen voor een klankbordgroep?
Als projectleider kan je om twee verschillende redenen een klankborgroep oprichten voor je project:
- Wanneer je geïnteresseerd bent in de mening van personen of organisaties buiten je project vraag je hen voor de klankbordgroep. Je kan hun mening gebruiken
- Wanneer je bang bent dat bepaalde personen of organisaties negatief over het project zullen praten of schrijven kan je hen uitnodigen voor de klankbordgroep. Want wie deelneemt aan het project zal zich gematigder uitlaten
- Soms lukt het om een verdeelde stuurgroep over te halen om “ja” te zeggen omdat de klankbordgroep een positief advies heeft gegeven. Over een beslisdocument.
Klankbordgroep: voorbeeld
Een waterschap moet voor een bepaald gebied een nieuw plan opstellen waarin de kwaliteit van het water (zeg maar de vervuiling, het zuurstof, het kalkgehalte etc.) wordt geregeld. Allerlei organisaties hebben hier ideeën over.
Niet al deze personen zullen meebeslissen, maar er moet wel rekening worden gehouden met hun mening.
Deze personen (groot grondbezitters, enkele boeren en fruittelers) en organisaties (de gemeenten, boerenorganisaties, milieubeweging en de provincie) bespreken de plannen van het waterschap in een speciale “klankbordgroep Watergebiedsplan”.
Klankbordgroep: Aandachtspunten
Anders dan bij een stuurgroep heeft de projectleider echt de leiding over de klankbordgroep.
Dat betekent dat je de agenda voorbereidt, de bijeenkomst leidt (of iemand vraagt om dat voor je te doen, zodat je zelf kan meepraten) en de besluiten formuleert.
Let daarbij op de volgende zaken
- Zoveel mensen, zoveel meningen. Je moet ervoor zorgen dat je tijdens de vergadering een eenduidige conclusie kan trekken
- Denk van te voren na of je een compromis nodig hebt of dat je sterk genoeg staat om negatieve opmerkingen te negeren. In de klankbordgroep kan dat makkelijker zijn dan later bij de opdrachtgever of in de stuurgroep
- Het is soms lastig om tegelijk voorzitter te zijn en tegelijk inhoudelijk stelling nemen. Laat één van de leden van je projectteam het voorstel uitleggen en verdedigen. Gebruik anders een onafhankelijke voorzitter. Die kan de vergadering goed organiseren, zeurende deelnemers zonder probleem tot de orde roepen en voor jou de conclusie formuleren. Je kan dan zelf volop mee discussiëren.