Er zijn 3 basistypen voor de organisatie van je project. Je kan één van deze basistypen gebruiken en deze dan verder aanpassen aan de situatie van jouw project:
• Projectcoördinatie
• Projectorganisatie: Matrix organisatie
• Projectorganisatie: Zelfstandige projectorganisatie
Om je op weg te helpen heb ik ook enkele voorbeelden en een algemeen format opgenomen.
Projectcoördinatie
Dit is de minst ingrijpende vorm om je project te organiseren. In dit geval heeft de organisatie van het project weinig om het lijf. De projectleider doet het project erbij – vaak naast andere werkzaamheden of andere projecten. Vaak ben je tegelijke de enige projectmedewerker of krijg je hulp van collega’s of externe partijen.
Het project is dus niet zo groot dat er een apart projectteam voor wordt opgericht. De voortgang van je project stem je af met de opdrachtgever, meestal de leidinggevende.
Voor- en nadelen
Voordeel van deze organisatievorm is dat er eigenlijk niets geregeld hoeft te worden. Nadeel is dat er soms weinig aandacht voor de projectmatige manier van werken is.
Aandachtspunten
De belangrijkste aandachtspunten voor de projectleider zijn hier:
• Heldere afspraken over de taken die je in een bepaalde periode wel en niet kan doen
• Goed time-management
• Een eenvoudige, maar overtuigende urenregistratie, zodat je aan je leidinggevende kan laten zien waar je tijd aan op is gegaan.
Matrix organisatie
Deze vorm van projectorganisatie zit in tussen de losse projectcoördinatie en de zelfstandige projectorganisatie.
In de matrixorganisatie worden medewerkers zowel aangestuurd door het eigen afdelingshoofd (lijnsturing) als door de projectleider (voor de uren in het project).
Als een medewerker vrijwel al zijn tijd aan projecten besteedt gaat het afdelingshoofd eigenlijk alleen nog over P&O-zaken, zoals ziekte, verlof, beoordeling, promotie etc.
De projectleider verzorgt dan de dagelijkse aansturing: hij of zij vertelt de medewerker wat deze moet doen en laten.
Voor- en nadelen
Deze organisatievorm heeft voor- en nadelen. Het voordeel is dat de organisatie zeer flexibel is ingericht. Is er veel projectwerk, dan kan de medewerker voor een groot deel van zijn tijd onder de aansturing van een projectleider vallen. Zijn er weinig projecten, dan pakt de medewerker weer taken van zijn team/afdeling op.
Nadeel van deze organisatievorm is dat het vooral voor medewerkers soms best ingewikkeld kan zijn. Een medewerker die parttime voor een project werkt heeft namelijk twee leidinggevenden. Die kunnen tegengestelde eisen stellen. Of los van elkaar meer werkuren vragen van een medewerker dan er in een werkweek zitten.
Aandachtspunten
De belangrijkste aandachtspunten voor de projectleider zijn hier dan ook:
- het faciliteren van medewerkers voor hun gesprek met de eigen lijnmanager
- overleg voeren met de betrokken lijnmanagers over het aantal uren dat medewerkers beschikbaar hebben voor jouw project
- het informeren van de lijnmanager of het werk dat individuele medewerkers in het project hebben uitgevoerd.
Zelfstandige projectorganisatie
Wanneer projecten zeer groot en/of ingewikkeld zijn wordt er een aparte projectorganisatie voor ingericht. Het kan ook gaan om projecten die voor de organisatie erg belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een nieuw auto- of vliegtuigtype.
Voorbeeld zelfstandige projectorganisatie
Ik heb bij een grote zorgverzekeraar een aantal maanden in een projectorganisatie die als doel had de interne bedrijfsvoering enorm veel efficiënter te maken.
In deze situaties wordt er een apart organisatie-onderdeel ingericht om het project- of programma uit te voeren. De projectleider wordt dan bijvoorbeeld projectdirecteur. Deze houdt contact met leidinggevenden hoog in de organisatie, zoals directeuren, een wethouder of de Raad van Bestuur.
In sommige gevallen krijgt de projectorganisatie zelfs een aparte verdieping of locatie. Omdat het een aparte organisatie is, krijgt de projectorganisatie ook een bedrijfsbureau (dan vaak projectbureau genoemd) en soms zelfs eigen stafafdelingen net als in de rest van de organisatie.
Eisen aan projectleider zelfstandige projectorganisatie
De projectleider van een zelfstandige projectorganisatie moet een bijzonder persoon zijn:
Deze projectleider moet:
- Snappen hoe een project werkt
- Een grotere organisatie kunnen besturen
- Weten hoe het politieke spel in de top van een organisatie wordt gespeeld.
Niet iets voor beginners dus.