Resultaat verandert? Houd het hoofd koel
Ik ken nogal wat projectleiders die boos of verdrietig worden als de opdrachtgever tijdens het project het resultaat aanpast. Een project goed uitvoeren kost ontzettend veel tijd en energie. Het lijkt of je alles voor niets hebt gedaan. Of dat jouw inbreng niet serieus wordt genomen.
Er gebeuren misschien zaken rondom je project waar je niet van weet
Het kan zijn dat de opdrachtgever geen rekening met je houdt, maar het kan ook zijn dat de opdrachtgever rekening moet houden met gebeurtenissen op zijn/haar niveau. Als gevolg waarvan het resultaat verandert. En dat hij op deze manier het project juist helpt. Hier kom je alleen achter door het de opdrachtgever te vragen.
De opdrachtgever bepaalt
Wat de reden voor de wijziging ook is – uiteindelijk bepaalt de opdrachtgever wat hij/zij wil hebben. Als projectleider mag je natuurlijk je advies geven, maar er is geen wetboek waarin staat dat de opdrachtgever dit ook over moet nemen.
Breng de gevolgen in kaart en vraag hier een besluiten over
Jouw belangrijkste taak als projectleider is daarom de gevolgen van de wijziging in beeld te brengen. Wat betekent het dat het resultaat verandert terwijl het project al in de ontwerpfase zit? Welke fasen moeten worden overgedaan? Hoeveel vertraging levert dit op? Hoeveel extra uren (en geld) heb je nodig om de aanpassing uit te voeren?
Breng de gevolgen neutraal in beeld
Schrijf deze gevolgen neutraal op. Dus niet: “Het kosten stijgen enorm door deze ingeplande wijziging”, maar: “de extra kosten van deze aanpassing bedragen € 100.000,=”. Laat de opdrachtgever zelf maar bepalen of dit veel of weinig is.
Zorg dat je de projectleider bent die verstand heeft van zaken. Vermijd de projectleider te zijn die niet meer serieus genomen wordt. Wie blijft hangen in “maar dit is niet goed” wordt – zo is mijn ervaring – vroeger of later van het project gehaald.
Stappenplan
Hieronder heb ik een stappenplan voor je uitgewerkt dat je kan gebruiken wanneer de opdrachtgever tussentijds een aanpassing van het projectresultaat vraagt:
Stap 1: vraag naar het waarom
Misschien kan je het probleem van de opdrachtgever op een andere manier oplossen. Meestal weet de projectleider meer dan de opdrachtgever. En als dat niet kan helpt het weten van de reden meestal om je er makkelijker bij neer te kunnen leggen.
Stap 2: geef de inhoudelijke gevolgen aan
Vertel of beschrijf neutraal wat de gevolgen zijn als het resultaat verandert. Welke fase moet er worden overgedaan? Hoeveel zaken moeten opnieuw worden uitgezocht? Wat is het gevolg voor de relatie met andere partijen?
Stap 3: vertaal de gevolgen in aanpassing van de planning
Een wijziging tijdens het project betekent meestal dat de planning moet worden aangepast. Ga je tijd winnen door de aanpassing? Of kost het project nu juist extra tijd? Geef aan hoeveel tijd er mee gemoeid is.
Stap 4: vertaal de gevolgen in aanpassing van het budget
Een wijziging in het project kan ook betekenen dat de kosten van het project veranderen. De kosten kunnen stijgen, maar ook dalen. Geef aan welke onderdelen van het project financieel beïnvloed worden. En geeft aan hoeveel de kosten zullen stijgen of dalen.
Stap 5: vertaal de gevolgen in aanpassing van de kwaliteit van het resultaat
Betekent de wijziging van het resultaat ook iets voor de kwaliteit van het resultaat? Stel bijvoorbeeld dat het budget en de planning niet mogen wijzigen terwijl het project wel moet worden aangepast? Dat betekent misschien dat er minder ruimte is om het afgesproken kwaliteitsniveau te halen. Beschrijf neutraal wat de gevolgen zijn.
Stap 6: stel een beslisdocument op en laat de aanpassing door de opdrachtgever bekrachtigen
Schrijf alle aanpassingen op in een beslisdocument en leg dit aan de opdrachtgever voor. Hou het document zo kort als mogelijk is. Er zijn maar weinig opdrachtgevers die op een encyclopdie zitten te wachten.
Hier vindt je meer informatie over de cursus Projectdocumenten schrijven.
Terug naar de hoofdpagina Projectresultaat
Terug naar de hoofdpagina Kennisbank projecten