Het projectteam is het hart van het project. Hier gebeurt het echte werk. Als projectleider moet je een projectteam op dezelfde manier managen als een normale afdeling.
Als projectmedewerker worden er extra eisen aan je gesteld. Gewoon je dagelijkse taak doen is hier niet voldoende. Een project betekent vaak een bijzondere klus. Hiervoor is extra denkwerk nodig: je komt op onbekend terrein. Wie niet van puzzelen of overwerk houdt kan beter niet in een project gaan werken.
Meer over het werken in een projectteam en het leiden ervan:
- Het managen van een projectteam: hoe doe je dat?
- De groepsvorming in een projectteam
- Hoe maak je van een groep een team?
- De 7 succesfactoren voor een team van Martijn Vroemen
- De verschillende rollen in een projectteam
- Communiceren met lastige teamleden
- Zelfsturende projectteams
Het managen van een projectteam
Het lijkt net op het managen van een normale afdeling. Als projectleider moet je jouw mensen zo leiden en motiveren dat jullie samen de eindstreep halen.
Hier 6 tips:
1. Maak het doel en de werkwijze duidelijk: schep helderheid
Voor iedere manager (project of geen project) geldt: schep helderheid. De meeste mensen houden niet van onzekerheid. Ze willen precies weten waar ze aan toe zijn. Geef duidelijk aan wat de bedoeling is van je project. Geef duidelijk aan wat, hoeveel en wanneer je iets van de teamleden verwacht. Vraag hun mening over de manier waarop jullie het resultaat gaan bereiken. Neem daarna een besluit en vertel duidelijk wat de aanpak wordt. Ik heb projectleider gezien die letterlijk per persoon de taken uitschreven. Het lijkt misschien wat overdreven, maar het werkte perfect.
Wanneer minder overleg? Crisissituaties
Er zijn een paar uitzonderingen. In tijden van crisis of grote stress is er minder behoefte aan uitgebreide praatsessies. Deel opdrachten uit en doe alsof je alles onder controle hebt (zelfs wanneer dat van binnen niet zo voelt).
Wanneer veel ruimte geven? Professionals
Een andere situatie is een projectteam dat bestaat uit zeer goed opgeleide professionals. In dat geval moet je nog meer ruimte aan je teamleden geven om de aanpak uit te werken. Professionals kunnen letterlijk over alles discussiëren. Laat ze hun gang gaan tot ze merken dat ze vastlopen. Dan neem jij een paar besluiten en kan je verder.
2. Controleer de uitvoering: uitstellen is een zeer menselijke eigenschap
Het vlees is zwak. Tussen droom en daad staan wetten in de weg en praktische bezwaren. Wees niet naïef, maar controleer de uitvoering. Corrigeer bij een afwijking direct.
Sommige projectleiders lopen daar omheen. Doe dat niet. Bij een kleine afwijking hoeft je veel minder hard te corrigeren dan wanneer de zaken echt uit de hand gelopen zijn.
En denk eraan: iedereen zit te kijken naar wat je doet. als je niet corrigeert denken andere teamleden:”O als hij daar mee weg komt hoef ik ook niet zo hard.”
3. Wees voorspelbaar in besluitvorming: organiseer vertrouwen en betrokkenheid
Streng, maar voorspelbaar rechtvaardig. Beginnende projectleiders vergeten wel eens duidelijkheid te geven over de stappen die je neemt om besluiten te nemen.
Ook hiermee schep je duidelijkheid. Dat voorkomt onzekerheid – en die maakt je teamleden bang. En dan gaan ze stuiteren – meestal alle kanten op.
Wees helder over wanneer welk punt aan de orde komt. Dan weet iedereen wanneer zij iets te zeggen heeft. En wanneer de discussie klaar is. Leg wel altijd uit waarom je voor A kiest en niet voor B.
4. Zet mensen in op hun kracht: wie iets echt wil, die bereikt veel meer
Ken je het verschil tussen dingen doen die je ontzettend leuk vindt en dingen die als corvee voelen? Je teamleden zijn net echte mensen. Vraag hen die dingen te doen die ze leuk vinden en het gaat opeens een stuk gemakkelijker.
Dus de vraag is: wat vinden ze leuk? Waar zijn ze goed in? Wat willen ze graag ontdekken? Van welke kwaliteiten maken je nu geen gebruik? En het eenvoudige is: je kan ze dit gewoon vragen. En meestal krijg je hele goede antwoorden.
5. Organiseer de sfeer:
- Wees eerlijk over zaken die je zelf niet goed hebt gedaan
- Blijf altijd integer: praat alleen rechtstreeks met mensen, niet met anderen over hen
- Geef complimenten
- Formuleer correcties neutraal
- Geef mensen echte bewegingsruimte
- Wees attent bij persoonlijke gebeurtenissen
- Organiseer feestjes: ieder beslismoment is een mijlpaal die gevierd kan worden!
6. Zorg dat medewerkers niet klem raken tussen lijn en project:
Zorg dat je duidelijke afspraken maakt met de leidinggevenden van je projectmedewerkers. Maak duidelijke afspraken over het aantal uren en het liefst ook de werkdagen in de week. Belast de medewerker niet met conflicten: neem ze over en ga zelf met de afdelingsmanager in gesprek.
Terug naar de hoofdpagina Projectteam
Terug naar de hoofdpagina Kennisbank Projecten