Maak je risico-analyse met deskundigen en je projectteam
Breng de risico’s in kaart met de leden van je projectteam. Heb je dan alle ervaring en deskundigheid in huis? Zo nee – nodig dan ook een aantal specialisten uit.
Leg hen uit dat het jouw bedoeling is om alle risico’s in beeld te brengen en waar nodig maatregelen uit te denken.
Gebruik de checklist met mogelijke risico’s als basis
Je kan de checklist op deze website gebruiken om iedereen op ideeën te brengen voor de risico-analyse. Vraag iedereen of ze op basis van deze checklist willen verder denken:
- Welke van deze risico’s uit de checklist zijn ook voor jouw project belangrijk?
- Zijn er andere risicofactoren te bedenken die nog niet op de lijst staan?
- Met welke risico’s hebben de deelnemers bij andere projecten te maken gehad?
Maak een mindmap met de verschillende risico’s
Je houdt overzicht door geen gewone lijst te maken, maar een mindmap waarin je de risicofactoren die bij elkaar horen kan groeperen.
Zorg dat je brainstorm goed verloopt: stel de goede vragen
Bij een brainstorm gaat het er om zoveel mogelijk verschillende risico’s op papier te krijgen. Dat betekent dat je deelnemers die elkaar gaan bekritiseren onmiddellijk moet stoppen. Leg uit dat je later het aantal mogelijkheden gaat beperken. Het is nu belangrijk om de ideeën van de ander te gebruiken om nieuwe risicofactoren te vinden.
Bepaal met alle aanwezigen welke risicofactoren het belangrijkst zijn
Als je een actieve brainstorm hebt gehad zal je een enorm overzicht aan risico-factoren hebben. Dat heeft twee problemen: je raakt het overzicht kwijt.
En geen enkele projectleider heeft de middelen om zich op álle denkbare risico’s uit de risico-analyse voor te bereiden. We moeten accepteren dat niet alles in ons leven geheel volgens plan zal verlopen. Hoe lastig dat soms ook is.
Methode om belangrijkste factoren te vinden
Er is een goede manier om het overzicht hanteerbaar te krijgen. Geef alle aanwezigen 6 punten die ze kunnen toekennen aan de mogelijke risico’s. Ze moeten de drie belangrijkste risico’s uitkiezen. De belangrijkste krijgt 3 punten, de op één na belangrijkste risicofactor 2 punten en de laatste 1 punt.
Tel de punten van alle deelnemers bij elkaar op en je krijgt een lijst met risicofactoren met de belangrijkste geordend.
Interview ervaringsdeskundigen
Een andere manier om je risicofactoren in beeld te krijgen is door mensen te interviewen die een vergelijkbaar project heeft uitgevoerd. Mensen zijn meestal graag bereid om hun ervaringen te delen. Thuis kennen ze hun verhalen al.
Moet je een belangrijk gebouw neerzetten in het centrum van Utrecht? Ga eens praten met een projectleider die hetzelfde kunstje al eens in Rotterdam of Amsterdam heeft uitgevoerd. Via een oproep op linkedin of via je eigen contacten is zo iemand vast wel op te sporen.
Voorbeeld
Ik sprak een projectteam dat verantwoordelijk was voor een project om de werkprocessen van een organisatie-onderdeel efficiënter te maken.
De brainstorm leverde het volgende overzicht op:
- De aanschaf van een nieuw systeem maakt het project misschien overbodig
- De betrokken afdeling zit niet te wachten op nieuwe aanpassingen
- Het budget voor het inhuren van deskundigen is niet voldoende
- De OR is bang dat medewerkers hun baan verliezen en stelt kritische vragen
- De verbeterpunten vergen veel investeringen en dat geld is voorlopig niet beschikbaar
Terug naar pagina Risico-analyse
Terug naar hoofdpagina Kennisbank projecten