Wanneer blijkt dat je niet binnen jouw projectbegroting kan blijven zijn er een aantal dingen die je kan doen om met deze afwijkingen om te gaan:
1 Elders binnen je project bezuinigen
Heb je echt een dure communicatie-adviseur nodig, of kan je jouw teksten door de afdeling communicatie laten redigeren. Onderzoek samen met de leden van het projectteam waar er mogelijkheden zijn om te bezuinigen.
Hoe kan je verder aan bezuinigingsideeën komen?
- interview ervaringsdeskundigen
- doe een zoekactie op internet
- brainstorm met een panel van experts
- vraag de afdeling financiën om mee te denken
2 Eén van de andere drie onderdelen van het duivelsvierkant aanpassen
Wanneer jouw project niet meer binnen de oorspronkelijke uitgangspunten past, kan je kijken of één of meer van de aangrijpingspunten zijn aan te passen. Deze aangrijpingspunten noemt men ook wel het ‘Duivelsvierkant’.
Scope: Hoe uitgebreid is het project?
Kan je er misschien een onderdeel uithalen? Of dat onderdeel op een later moment uitvoeren? (en er dan opnieuw budget voor aanvragen). Een kleiner project betekent vaak lagere kosten en soms ook een kortere doorlooptijd (eerder klaar).
Tijd:
Mag het project langer duren? Dan kan je misschien meer met eigen mensen doen (lagere kosten) of in een volgend kalenderjaar nieuw budget aanvragen.
Geld:
Is geld geen probleem? Dan kan je bijvoorbeeld meer menskracht inhuren om de planning alsnog te halen. Of kant en klare halfproducten kopen die je direct voor het resultaat kan gebruiken.
Kwaliteit:
Weten we zeker dat we nog altijd voor een 9 gaan? Of is bij nader inzien een 7 ook goed genoeg voor dit project? Wanneer je hier aanpassingen doet zal dit zeker gevolgen hebben voor de projectbegroting en/of de projectplanning.
3 Een creatieve oplossing verzinnen
Wanneer een project meer gaat kosten of langer gaat duren is het soms nodig om ‘out-of-the-box’ te denken. Jouw doel is om een oplossing te verzinnen voor deze afwijkingen die niet voor de hand ligt, maar die wel tijd of geld bespaart. Er zijn allerlei technieken uit het creatief denken die je hierbij kunnen helpen. Stuur me een mail en dan denk ik met je mee.
4 Om meer geld of tijd vragen bij afwijkingen
Wanneer alle bovengenoemde opties niet voldoende opleveren kan de projectleider vragen om meer budget of meer tijd.
Er zijn daarbij een paar beginnersfouten die je moet vermijden. Namelijk vragen om extra tijd en/of geld:
- zonder zelf oplossingen aan te dragen
- zonder te laten zien wat je zelf hebt geprobeerd
- zonder zelf een deel van het probleem op te lossen (bijvoorbeeld door te bezuinigen of acties te ondernemen waarmee je de achterstand inloopt)
Wie dit achterwege laat wordt door de opdrachtgever bij het melden van afwijkingen eerder als slachtoffer gezien, dan als verantwoordelijke opdrachtnemer. De kans is groot dat je dan niet krijgt wat je vraagt (“Ga eerst zelf maar eens je best doen”) of sterker nog – dat je van het project wordt afgehaald.