Een mijlpaal bereiken in een project betekent dat de opdrachtgever een besluit moet nemen. Vaak is dat een besluit over de inhoud. Gaan we naar links of naar rechts? Wordt het rood of groen? Maar ook zijn er besluiten nodig over de projectbeheersing. Heeft het zin om door te gaan met het project? Moet er geld bij? Kan de deadline naar voren worden gehaald? Een belangrijke vraag is wie welke taak heeft rondom zo’n mijlpaal.
Het projectteam stelt het beslisdocument op
Het projectteam:
- doet al het werk en onderzoek dat nodig is om een beslisdocument voor deze mijlpaal te maken. De projectleider heeft hierbij – als leider van de projectgroep – een belangrijke rol
- formuleert de voorkeursoptie
- zet alle mogelijkheden en de gevolgen voor tijd, geld en kwaliteit op een rij. Met deze informatie bepaalt de projectgroep welke optie de voorkeur heeft
- schrijft een advies met al deze informatie. Deze informatie en het advies vormen samen een kort en bondig beslisdocument.
De klankbordgroep en/of het gebruikersoverleg geven een advies
Als jouw project een klankbordgroep heeft geeft dit een advies aan de projectleider, de opdrachtgever en de stuurgroep (als jouw project meerdere opdrachtgevers heeft).
Sommige projecten hebben een gebruikersoverleg. Hiermee doe je hetzelfde. Het gebruikersoverleg heeft dus (net als de klankbordgroep) geen beslissingsmacht, maar geeft een advies.
Het is wel zaak zo’n advies serieus te nemen. Anders heeft het niet zo veel zin om met toekomstige gebruikers van jouw projectresultaat te praten. Het kan zelf leiden tot openlijk verzet en dat brengt jouw project in een lastige situatie.
De opdrachtgever stuurt aanvankelijk via randvoorwaarden of eisen
Een effectieve opdrachtgever ziet een belangrijke mijlpaal aankomen. Een effectieve opdrachtgever weet daarom wat er speelt in het project. Een effectieve opdrachtgever weet dus van de zoektocht. Bovendien kan de opdrachtgever je vertellen welke argumenten belangrijk zijn op het managementniveau waar het echte besluit wordt genomen. Een effectieve projectleider houdt dus rekening met de input van de opdrachtgever.
Tegelijk moet de opdrachtgever voorkomen dat hij teveel op de stoel van de projectleider gaat zitten. Dan kan de opdrachtgever beter zelf projectleider worden. Ben je projectleider en heb je zo’n opdrachtgever? In de gevorderden training Projectmatigwerken leer ik je hoe je kan voorkomen dat de opdrachtgever teveel op jouw stoel gaat zitten.
De opdrachtgever of stuurgroep neemt een besluit bij het bereiken van de mijlpaal
Op basis van alle informatie neemt de opdrachtgever of de stuurgroep (een verzameling opdrachtgevers) een besluit.
Dat kan het besluit zijn dat jij wilt (lees hier meer over: ‘hoe krijg ik een ja?’) maar ook een ander besluit. Geef dan in ieder geval aan wat de gevolgen zijn van dat andere besluit (vertraging, meer budget, een lagere kwaliteit, een grotere kans op mislukking etc.)
De projectgroep communiceert het besluit aan alle betrokkenen
Het is de verantwoordelijkheid van de projectgroep om het besluit bij deze mijlpaal aan alle betrokkenen te communiceren. Doe dat op zo’n manier dat je begrip krijgt en geen weerstand oproept.
De projectgroep archiveert het besluit
Tenslotte archiveer je het besluit dat bij deze mijlpaal is genomen. Dus niet alleen het beslisdocument, maar ook het besluit dat uiteindelijk genomen wordt. Zo kan je later aan iedereen uitleggen “hoe het zo gekomen is”.
Terug naar de hoofdpagina over besluitvorming in projecten
Terug naar de hoofdpagina Kennisbank Projecten