Initiatiefase: ontwerp het project
In de initiatiefase organiseer je jouw project. Doel en resultaat worden bepaald. De stappen in het proces worden duidelijk (fasering). Je maakt een planning en begroting. Je ontwerpt ook de projectorganisatie en de besluitvorming.
Daarna vat je alles samen in een projectplan/Plan van Aanpak. Je legt dit voor aan de opdrachtgever ter goedkeuring.
Doel van de initiatieffase
- Het maken en het organiseren van het project
- Toestemming krijgen voor je project
Initiatiefase: Resultaat van deze fase
- Een projectplan (ook wel Plan van Aanpak genoemd)
Initiatiefase: Wat doe je in deze fase?
- Vraag de opdrachtgever om doel en resultaat van het project
- Doe onderzoek om duidelijk te krijgen wat het project precies inhoudt
- Bekijk welke activiteiten je in het hele project moet uitvoeren en maak een projectfasering
- Maak op basis van deze informatie een projectplanning
- Maak op basis van de projectplanning een projectbegroting
- Bepaal hoe je het project wil organiseren: de projectorganisatie
- Bepaal hoe je tijdens het project de kwaliteit gaat bewaken
- Uitzoeken wie je op welk moment moet informeren en hoe je communiceert
- Inventariseren welke risico’s rondom jouw project spelen
- Schrijf een plan van aanpak/Projectplan waarin je alles wat hierboven staat opschrijft
- Leg het Plan van Aanpak voor aan je Opdrachtgever en vraag om goedkeuring.
- Tegelijk vraag je ook om de middelen die nodig zijn om het uit te voeren en om de actieve steun van de opdrachtgever.
Aan het einde van de Initiatiefase is duidelijk wat het project zal zijn. Alternatieve doelen/resultaten vallen af
Initiatiefase: Hoe ver ga je in deze fase met je inhoudelijk onderzoek?
De initiatiefase is bedoeld om je project te organiseren. Het inhoudelijke werk komt in de volgende fasen. Soms moet je een aantal zaken uitzoeken voordat je weet hoe je project eruit zal zien. Beperk de omvang van dit onderzoek: je belangrijkste taak in de initiatiefase is het schrijven van het Plan van Aanpak. Als er veel onderzoek nodig is kan je ook nog besluiten eerst een onderzoeksproject uit te voeren.
Initiatiefase: Hoe gedetailleerd beschrijf je in deze fase de uitgangspunten/kaders?
In het Plan van Aanpak schrijf je voorwaarden op waar je project rekening mee moet houden. De inhoudelijke eisen die je aan het resultaat stelt (dus wat het resultaat moet kunnen) komen in het Programma van Eisen. Dat stel je op tijdens de definitiefase.
Wat komt er bijvoorbeeld wel in het Plan van Aanpak?
- het project blijft binnen het beleid rondom financiering zoals dat door de Directie is vastgesteld
- het project houdt rekening met 2 andere projecten die tegelijkertijd worden uitgevoerd. Dit project mag de voortgang van deze projecten niet hinderen/verstoren
- het projectresultaat moet passen binnen de nieuwe communicatiestrategie van de gemeente Juinen
Wat komt er bijvoorbeeld niet in het Plan van Aanpak?
Het Plan van Aanpak heeft drie doelen:
- het zorgt er voor dat de opdrachtgever en jij dezelfde verwachtingen hebben
- het zorgt ervoor dat je voldoende geld en menskracht krijgt om het afgesproken resultaat te maken
- het beschrijft wie er bij het project betrokken zijn en hoe de besluitvorming verloopt.
Dus wat komt er niet in:
- hoe je de inhoudelijke problemen gaat oplossen: dat doe je in de volgende fase
- onderzoek naar de exacte situatie anders dan een beschrijving op hoofdlijnen
- de werkwijze binnen het projectteam.
Moet je project wel beginnen voordat de planning duidelijk is?
Dat is onverstandig. Wie geen tijd neemt om te plannen heeft later wel tijd genoeg om de rommel op te ruimen. Lees hier meer over voordelen van een goede planning én over de redenen van opdrachtgevers om zich daar niet aan te houden.
Moet je wel met je project beginnen voordat het geld geregeld is?
Ook dit is onverstandig. Als je van te voren geen idee hebt van het budget dat je nodig hebt is de kans groot dat je onderweg te kort komt. En zie het er dan maar weer eens bij te krijgen. Zonder deze informatie kan je ook niet zien of jouw project op koers ligt of dat je bij moet sturen. Lees hier meer over het maken van een goede projectbegroting.
Waar vind ik meer tips voor het schrijven van een Plan van Aanpak? Is er een format?
Hier vind je meer informatie: schrijven van een plan van aanpak. Je vindt er een format en een paar voorbeelden. Verder tips voor het opstellen van zo’n document.
Download een gratis voorbeeld van uitgewerkt Plan van Aanpak:
Gratis Voorbeeld Plan van Aanpak
