Planning maken

1. Brainstorm over alle activiteiten (dat heb je al gedaan toen je de fasering van je project hebt gemaakt)

Ga met je projectteam de basis voor de planning makken. Brainstorm over alle activiteiten die nodig zijn om het projectresultaat gereed te krijgen. Gebruik:

• de indeling in projectfasen om je op ideeën te brengen
• het Plan van Aanpak van eerdere projecten gebruiken
• Je kan ook een uitgebreid Plan van Aanpak op deze website downloaden
• interview (ervarings)deskundigen over wat volgens hen nodig is. Wie heeft er al eens eerder een vergelijkbaar project uitgevoerd?

Let op: in deze fase alleen maar brainstormen. Over de volgorde hoef je je nog niet druk te maken.

2. Kijk welke activiteiten na elkaar moeten plaatsvinden en welke gelijk op kunnen lopen

Je gaat alle activiteiten op volgorde plaatsen. Eigenlijk ben je dan bezig met het maken van een netwerkplanning. Kijk naar de onderlinge afhankelijkheden. Welke activiteiten moeten op elkaar wachten en welke kunnen tegelijkertijd?

• Sommige activiteiten hebben niets met elkaar te maken:  je kan ze tegelijkertijd uitvoeren (als je menskracht genoeg hebt)
• Sommige activiteiten kunnen pas starten nadat een andere activiteit is begonnen
• Sommige activiteiten kunnen pas starten nadat een andere activiteit gereed is

Je krijgt zo een idee van de onvermijdelijke volgorde van de activiteiten en van het kritieke pad. Dat is de minimale doorlooptijd die nodig is om jouw project uit te voeren omdat verschillende activiteiten van elkaar afhankelijk zijn.

3. Groepeer de activiteiten tot projectfasen

Bundel de activiteiten nu tot projectfasen. Dit zijn afgebakende delen van het project. Aan het einde van iedere projectfase bekijk je of het project nog op koers ligt en of het zinvol is om verder te gaan met het project.Je doet dit ook om te voorkomen dat je belangrijke functies overslaat. Hier lees je meer over de functies van projectfasen.

4. Doorloop alle activiteiten van voor naar achter, maar ook van achter naar voren

Om zeker te weten dat je geen activiteiten vergeten bent neem je de hele planning twee keer door:

• de eerste keer van voor naar achter: wat is (logisch gezien) de volgende stap die na de vorige stap komt? Zo ga je naar het einde van het project
• de tweede keer van achter naar voren: wat moet er gebeuren voordat de laatste activiteit kan worden uitgevoerd? Zo ga je terug naar het begin

5. Bepaal de tijd die iedere activiteit nodig heeft: werktijd én doorlooptijd

Neem de startdatum van de eerste activiteit. Bekijk hoeveel tijd er nodig is om deze activiteit uit te voeren (bijvoorbeeld 16 uur) en hoeveel tijd er verstrijkt voordat de activiteit is afgerond (bijvoorbeeld een week omdat je moet wachten tot het resultaat is uitgehard). Je hebt dan zowel de uren die nodig zijn voor deze activiteit als de eindtijd.

Hoe weet je hoeveel tijd een activiteit vraagt?

• kijk naar vergelijkbare projecten
• vraag het aan (ervaringsdeskundigen)
• maak een schatting op basis van de informatie die je wel hebt

Vul deze activiteit in op een schema zoals bij het voorbeeld. Je kan ook een planningstool gebruiken. Er is gespecialiseerde software, maar ook kleine programmatjes (plug-in) voor  spreadsheetprogramma’s als Excel en Numbers.

5. Herhaal stap 3 en 4 totdat je alle activiteiten in de planning hebt gezet

Wanneer je handig bent met de computer kan je een pijl trekken van de eerste activiteit naar de volgende die kan starten als activiteit 1 klaar is (en zo verder). Je geeft dan visueel aan hoe de verschillende activiteiten van elkaar afhankelijk zijn.